Sådan vælger du et onboarding system: 6 funktioner du skal kigge efter
At vælge det rigtige onboarding system kan være en udfordring. Hvordan finder man et system, der både er brugervenligt, har relevante funktioner og samtidig ligger inden for budgettet? Læs med hvordan du kan kombinere HR-ON Boarding og HR-ON Staff, og hvilke 6 funktioner du bør have i dit onboarding system.
Computeren har utallige åbne faner, printeren kaster kontrakter ud, og Excel-arkene opdateres med personoplysninger. Men har du husket at få lavet en ny nøgle til kontoret? Og hvad med udstyret? Ved medarbejderne egentlig, hvornår den nye kollega starter? Ja, onboarding checklisten er lang.
Onboarding af nye medarbejdere kan være en udfordring, men et godt onboarding system fungerer som en hjælpende hånd, der organiserer detaljerne og letter arbejdet for den medarbejder, der håndterer onboarding.
Faktisk er en onboarding vigtig, da det skaber motivation for at komme i gang og mestre jobbbet, man er blevet ansat til. En onboarding plan har som regel flere punkter, og måske også flere kolleger med ind over, så man er sikret den gode start. Ondboarding som begreb er engelsk, og det tætteste man kommer på onboarding dansk er ‘ansættelsesstart’.
Dit onboarding system skaber starten i medarbejderrejsen
Inden vi springer ud i, hvilke funktioner der som minimum bør være i et onboarding systen, lad os først tage et skridt tilbage, og spørge os selv, om vi har styr op onboarding processen? Inden du går i gang med dataindhentning og oprettelse af ny medarbejder i systemet, bør den nye kollega gennemgå nogle introducerende trin.
Det kan eksempelvis ske med onboarding værktøjet i HR-ON Boarding. Her kan du tilknytte onboarding skabeloner eller engagements til den nye medarbejder, så vedkommende eksempelvis kan lære jeres kultur, netværk eller regler at kende.
Medarbejderejsen tager tid, derfor er HR-ON Boarding dit værktøj, når du skal skabe og måle onboardingprocessen. Imens jeres nye medarbejder får en introduktion til jer, giver det anledning til, at du i mellemtiden kan indhente de nødvendige informationer, som du eller HR har brug for.
Derfor synes vi at HR-ON Boarding og HR-ON Staff går hånd i hånd. Mens førstnævnte kan måle de indledende oplevelser, er Staff den naturlige forlængelse.
Sådan gør vi i HR-ON
Når vi siger velkommen til en ny kollega, dækker vi hele medarbejderrejsen. Til en start bruger vi HR-ON Boarding så den nye kollega kan lære os at kende inden første arbejdsdag, men også løbende efter. Der kan være mange indtryk, så at skabe en onboarding process til vedkommendes tempo er vigtigt. Mens den står på introduktion for kollegaen, vil en nuværende medarbejder sidde med HR-ON Staff og indhente relevante oplysninger, så kollegaen er oprettet i systemet.
Hvilke funktioner skal et onboarding system have?
Okay – din onboarding proces kører nu i HR-ON Boarding, og den nye kollega er godt i gang med at lære virksomheden at kende. Imens sidder du og skal til at danne et overblik over de opgaver i onboarding forløbet, som du skal stå for.
Det kan eksempelvis være kontraktunderskrivelse, bestilling af tech-udstyr og lignende. Alt det praktiske i forbindelse med “flytningen” af den nye kollega, som skal spille sammen med løn og HR, sørger du for i HR-ON Staff.
Her får du et overblik over seks must-have-funktioner, der gør arbejdet lidt lettere.
1) Funktion: Et onboarding system der kan lidt mere end blot ansættelser
Når du kigger efter et onboarding system, kan det være en fordel at vælge et system, der har flere funktioner eller som kan arbejde sammen med hinanden. Hvis du har behov for at indhendte data på den nye medarbejder, kan du nemt benytte et HR-system, der også på længere sigt gavner dit arbejde.
Hvad kan HR-ON Staff?
HR-ON Staff forenkler holder styr på medarbejderdata og samler alt ét sted. På den måde slipper du for forskellige dokumenter eller faner, hvor dataen er spredt.
2) Funktion: Alle onboarding systemer burde have denne
Kan man tale om onboarding uden at nævne kontrakthåndtering? Drop papir og gør kontraktfasen digital.
Hvad kan HR-ON Staff?
I Staff kan du nemt håndtere kontrakter med digital signatur. Du får besked, når en kontrakt er underskrevet, og dokumentet gemmes automatisk. Du bestemmer, hvem der skal have adgang, så GDPR overholdes.
3) Funktion: Dit onboarding system skal være stedet for kontrakthåndtering
Er i flere på en onboarding opgaven kan i finde et system der muliggør procesoprettelse, hvor man kan tilknytte flere kolleger.
Hvad kan HR-ON Staff?
I Staff kan du nemt håndtere kontrakter med digital signatur. Du får besked, når en kontrakt er underskrevet, og dokumentet gemmes automatisk. Du bestemmer, hvem der skal have adgang, så GDPR overholdes.
4) Funktion: Et onboarding system med app
Det er måske lidt snyd at kalde denne for et must, det er nok en bonus. Men ville det ikke være en fordel, hvis onboardingen kan ske lige fra hånden via en app, i stedet for at man altid skal finde computeren frem.
Hvad kan HR-ON Staff?
Faktisk kan du få virksomheden lige i lommen med medarbejderappen StaffBuddy, som kan tilkøbes til HR-ON Staff. En ny medarbejder kan f.eks. tilgå dokumenter som medarbejderhåndbogen og følge virksomhedens opdateringer via feedet.
5) Funktion: Andre systemer taler til dit onboarding system
Når du skal vælge mellem forskellige onboarding- eller HR-systemer, er det vigtigt at vurdere, hvordan de integreres med dine nuværende systemer, såsom dit lønsystem. Overvej, hvordan de forskellige systemer vil arbejde sammen for at sikre en gnidningsfri dataoverførsel.
Hvad kan HR-ON Staff?
HR-ON Staff har en åben API og samarbejder med en række eksisterende platforme. Du kan desuden benytte API’en til at forbinde med andre værktøjer, du bruger og har tillid til, for at sikre en tilpasset og effektiv integration.
6) Funktion: GDPR-sikret onboarding system hele vejen rundt
Når du vælger et system, er funktioner og et gennemført onboarding system design ofte det første, du overvejer. Men det er lige så vigtigt at sikre, at systemet overholder GDPR, så du kan beskytte medarbejderdata effektivt og undgå juridiske problemer.
Hvad kan HR-ON Staff?
Med Staff-systemet kan du trygt læne dig tilbage. Vores HR-system er fuldt GDPR-compliant og sørger automatisk for, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt.
Et onboarding system til ledere, medarbejdere og mere
Når du vælger et system, er der naturligvis mange funktioner at overveje, men én ting er afgørende: nye medarbejdere skal føle sig værdsat fra første dag. Uanset hvilket onboarding forløb du planlægger, er struktur og effektiv kommunikation nøglen til at sikre en god start.
Find et system der både gavner dig som arbejder med onboarding, hvor du kan fortælle og vise lederne, hvad der virker. Men kig også efter noget som er let og hurtigt fr modtageren at bruge.
Hvordan kommer man i gang med et onboarding system?
Når du har surfet online og fået svar på dine spørgsmål, er næste skridt at finde ud af, hvilket onboarding system du skal gå videre med. Og nu bliver det spændende.
Er du ikke helt klar på at få fat i en sælger endnu, kan første skridt være at få et prisestimat. Er du nysgerrig på, hvordan HR-ON kan hjælpe, har du mulighed for at bruge vores prisberegner.
Og når du er klar til at høre mere, kan du kontakte en fra salgsteamet og booke en demo. Dernæst er der noget tænketid, men ligesom medarbejderrejsen er lang og i flere dele, tager det også sin tid at være sikker og vælge det onboarding system, som passer bedst til din virksomhed.
FAQ: Hvad er et onboarding system?
Hvad er et onboarding system?
Et onboarding system er en platform, der hjælper med at integrere nye medarbejdere hurtigt og effektivt i virksomheden. Arbejder du specifikt med din virksomheds onboarding, kan HR-ON Boarding være noget for dig. Sørger du for HR-administrationen af den nye medarbejder, er HR-ON Staff det oplagte valg at bruge i forlængelse heraf.
Hvilke fordele giver et onboarding system?
Det øger effektiviteten, reducerer administration, og sikrer en ensartet onboarding for alle medarbejdere. Det kan også forbedre tilfredsheden og fastholdelsen.
Kan et onboarding system tilpasses virksomhedens behov?
Ja, de fleste systemer kan tilpasses med opgavelister, dokumenter og træningsmoduler, så de passer til virksomhedens specifikke behov og kultur.
Hvad er forskellen på HR-ON Boarding og HR-ON Staff?
HR-ON Boarding hjælper dig med at skabe gode medarbejderrejser – fra preboarding til offboarding – med fokus på oplevelse, struktur og data.
HR-ON Staff er jeres HR-platform til den daglige administration, indhentelse af data, dokumenter, ferie, fravær, stillingsændringer m.m.
