Hvad skal et HR system kunne? Få 10 pointer og tag smutvejen til dit valg

Når det kommer til at administrere dine medarbejderes data, er et godt HR-system alfa omega. Det rette HR-system hjælper dig med at spare tid og besvær. Samtidig kan det give dig tryghed i forhold til at opbevare medarbejdernes data et sikkert sted.

Men hvordan finder du det helt rigtige HR-system for din virksomhed blandt den uendelige række af forslag, der dukker op, når du googler “HR-system”? Og hvad skal et godt HR system kunne? Læs med og få 10 grunde til at træffe beslutningen ud fra.

It-systemer der er lige ud ad landevejen at navigere i hænger ikke på træerne. Det kan de fleste formodentligt nikke genkendende til. Det kan også være en af de barrierer, der spiller ind, når valget af det rette HR-system skal falde.

For det er vigtigt, at du og de af dine kolleger, der skal bruge HR-systemet i dagligdagen, let kan finde data, indhente informationer om medarbejderne, tilpasse opgaver i forbindelse med on- og offboarding af medarbejdere, administrere fravær osv. På den måde sparer du tid på de administrative arbejdsopgaver og får dermed mere luft i kalenderen til eksempelvis at kunne “tjekke ind” oftere hos dine medarbejdere.

Læs også: Sådan sikrer du en god start med onboarding

Men hvordan ved man på forhånd, at brugervenligheden i et HR-system er i top? En måde at undersøge det på er ved at afprøve systemet, inden du skriver under på en købsaftale. Flere udbydere af HR-systemer tilbyder en demo, så du i ro og mag kan se, hvilke funktioner der er, og hvordan de virker.

Med en gratis demo i HR-ON Staff får du tilmed en live præsentation af HR-systemet af en af vores salgskonsulenter. Præsentationen og demoen er naturligvis uforpligtende, og du binder dig dermed ikke til noget. En af fordelene ved så grundigt et indblik i systemet er, at du har et lettere sammenligningsgrundlag, når du skal sammenligne HR-ON Staff med øvrige HR-systemer. Samtidig giver det dig et solidt fundament til at opleve, om systemet passer til dig og din virksomhed.

Apropos den udfordring, det kan være at implementere et nyt it-system i en virksomhed, så findes der en måde at gøre denne proces mere spiselig. Nemlig ved at vælge et fleksibelt HR-system, der kan tilpasses din virksomheds behov og ikke mindst brand med eksempelvis jeres logo og farve.

Det kan være med til at øge medarbejdernes tillid til HR-systemet, når de logger ind for at opdatere data om dem selv, underskrive dokumenter, udfylde dagens pulsmåling m.m. Med HR-ON Staff kan du både tilpasse farverne, så de matcher din virksomheds farve 1:1, indsætte jeres logo flere steder og derudover vælge nøjagtigt, hvilke informationer du vil opbevare i HR-systemet, og hvem der skal kunne se hvad. På den måde bliver et nyt it-system typisk hurtigere adopteret og accepteret blandt medarbejderne.

Læs også: Gør som Odense Sport & Event

Med et nyt HR-system i sigte er det måske også relevant, at du ser dig om efter et nyt rekrutteringssystem? På den måde slår du to fluer med et smæk, samtidig med at du kan sætte tjek ud for GDPR-kravene, når det kommer til opbevaring og håndtering af data af både kommende og nuværende medarbejdere. 

Og hvorfor ikke finde et HR-system, der går hånd i hånd med et rekrutteringssystem? På den måde kan du køre rekrutteringen af jeres nye stjernemedarbejder i en del, rekrutteringssystemet, og let overføre den indsamlede data til den anden del, HR-systemet.

Læs også: Gør som Martinsen: Slip for manuelt arbejde og få mere tid til andre opgaver

Også på udkig efter et rekrutteringssystem? Book en demo af HR-ON Recruit og Staff her.

En af de store omvæltninger for arbejdsmarkedet i 2024 er den obligatoriske tidsregistrering, som træder i kraft 1. juli. Det betyder kort og godt, at alle arbejdsgivere skal gøre det muligt for deres medarbejdere at registrere den samlede daglige arbejdstid.

Og hvorfor ikke være med på beatet og vælge et HR-system, der tænker nye tendenser, love og regler ind og løbende fornyer sig? På den måde har du et system i ryggen, der rent teknisk kan medvirke til, at du som HR-medarbejder kan galopere ud over sletten, fordi du ved, at din virksomhed er dækket ind i forhold til lovgivningen på området.

Hvad enten din virksomhed er den slags virksomhed, der har en mere eller mindre fast procedure for, hvordan I tager imod en ny medarbejder, eller om I tager den fra hoften, når en ny medarbejder siger goddag, kan et system til at håndtere on- og offboardingprocesser være en rigtig god ide.

Når du noterer hver enkelt opgave, der relaterer sig til for eksempel en onboarding af en ny medarbejder, sikrer du, at alle jeres onboardinger bliver ens og strømlinet. Derudover kan det rette HR-system være med til at holde styr på tildelingen af opgaverne samt give et overblik over, om opgaverne så rent faktisk bliver udført.

Hvis du vælger et HR-system som HR-ON Staff, har du mulighed for at automatisere jeres on- og offboardingprocesser, så du aldrig misser en opgave eller en information. Derudover kan du tilknytte mails samt indhente informationer om medarbejderen, som automatisk ryger ind i systemet.

Læs også: Hersker pseudoarbejde på arbejdspladsen? Sådan tager du pulsen på medarbejderne

Et godt HR-system behøver ikke kun være noget, medarbejdere med opgaver inden for HR, bruger i det daglige. Et godt HR-system har også funktioner, der inddrager de øvrige medarbejdere i virksomheden, hvad enten de har behov for at dobbelttjekke, om den data virksomheden opbevarer om dem, er korrekt, eller om medarbejder har brug for at underskrive et dokument.

Men hvad nu hvis alle de funktioner, medarbejderen har brug for, er lette at tilgå blot ved et snuptag i lommen? Og her mener vi via den smartphone, som mange af os går rundt med. På den måde har du let adgang til medarbejderne – selv dem “på gulvet”, der ikke nødvendigvis sidder foran en arbejdscomputer eller overhovedet har adgang til en.

HR-ON Staffs medarbejder-app, StaffBuddy, er netop en let genvej til alt, hvad medarbejderen behøver for at kunne interagere med virksomheden i dagligdagen.

Et af vigtigste elementer, som et HR-system skal kunne, er at være GDPR-kompatibelt. Med andre ord skal det kunne opbevare al den data, du har brug for at gemme om medarbejderne, på en sikker måde, du er tryg ved. Samtidig bør det være muligt at slette den data, som din virksomhed ikke længere behøver at opbevare om eksempelvis fratrådte medarbejdere efter en vis rum tid.

Når din virksomhed opbevarer persondata digitalt, slipper du for at skille dig af med fysiske dokumenter om medarbejderne. Men det digitale univers kan også have sine bagsider. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, om det HR-system, du kigger på, eksempelvis har et sikkert login, såsom to faktor-login. Et to faktor-login betyder, at du bruger to koder på to separate måder for at kunne logge ind. Det er typisk en kode, du modtager på din mobil samt din egen personlige kode.

Læs også: Sådan letter et HR-system dit arbejde

Derudover kan det være en god ide at undersøge, om HR-systemet tilbyder Single Sign On, som mange virksomheder bruger til at logge ind i diverse it-systemer. Hos HR-ON Staff får du muligheden for at opsætte Single Sign On, ligesom to faktor-login er en selvfølge.

Desuden tilbyder HR-ON Staff også, at du kan styre ned til mindste detalje, hvilke informationer medarbejderen må se om sig selv og om andre. På den måde kan du sikre, at adgangen til persondata er begrænset, således at det kun er de relevante medarbejdere, der kan se den data, de måtte have brug for at kunne tilgå.

Hvorfor have besværet med at finde de printede A4-ark med listen over opgaver relateret til en onboarding? Eller huske fra gang til gang hvor mange systemer, jeres kommende medarbejder skal oprettes i, hvilket udstyr der skal udleveres, og om I plejer at give en velkomstbuket eller en flaske bobler?

Med et ordentligt HR-system kan du automatisere alle jeres opgaver i relation til HR. Det er helt, fra medarbejderen sætter underskriften på ansættelseskontrakt, til medarbejderen har sidste arbejdsdag hos jer.

Og ikke mindst alt det der imellem, som du også kan holde styr på med nogle fleksible processer, der kan justeres efter behov. Det kan for eksempel være MUS, APV,  at sikre vedligeholdelse og fornyelse af kurser og certifikater, men også alt det sjove som invitation til den årlige sommerfest hvor du kan holde styr på, hvor mange der kommer, hvor mange der spiser vegansk og så videre.

Læs også: Test dig selv: Hvad er forskellen på lønsystem og HR-system?

Automatisering af opgaver og processer er smart på flere måder – blandt andet fordi processerne sker nærmest af sig selv, og dermed bliver jeres måder at gøre tingene på i virksomheden ensrettet og strømlinet, og du slipper for at have en masse post it’s liggende med to do’s.

Med HR-ON Staff er det desuden muligt at tildele opgaverne til de relevante medarbejdere, der skal udføre dem, og så bliver medarbejderen påmindet, når det er tid. Samtidig kan du sætte en ansvarlig til at holde øje med, at de enkelte opgaver bliver fuldført. Det er også muligt at sætte en e-mail op til helt automatisk at blive sendt på en given dato i en proces, ligesom det også er let at tilknytte en video om virksomheden eller anden relevant information til medarbejderne, som du kan planlægge, hvornår sendes ud.

Et af de absolut stærkeste argumenter til at gå digitalt med HR-opgaverne, er, at der er mange af dine opgaver, som vil tage kortere tid at udføre kontra den mere “analog” måde at gøre tingene på.

Det rette HR-system vil blandt andet være tidsbesparende i forhold til udarbejdelse af kontrakter. Vælger du HR-ONs HR-system, får du et værktøj til at oprette dokumentskabeloner, der samtidig kan indflette data i dokumentet helt automatisk.

Læs også: Håndtér medarbejderens dokumenter ét sted og gør en ende på forvirrende mapper

Det kan være data om medarbejderen såsom navn, adresse, kontaktoplysninger, data om virksomheden, om løn og arbejdstimer – kun fantasien sætter grænser. Og du behøver kun at oprette skabelonen en gang, og så kan du genbruge den igen og igen og tilpasse den til den pågældende medarbejder, hvis det er nødvendigt. 

I HR-ON Staff er det tilmed muligt at sende dokumentet til underskrift med det samme, når du er nået dertil i processen. Det betyder, at du kan indhente underskrift fra alle, du har brug for, fx medarbejderen og nærmeste leder, og når alle parter har underskrevet, kan det underskrevne dokument tilgås i Staff. Det sikrer en smidig arbejdsgang for dig og en tryghed i, at alt data bliver i systemet.

God og regelmæssig kommunikation fra ledelsen og HR til medarbejderne er ofte et af de parametre, der vægter højt for medarbejderne, hvis man tager trivselsbrillerne på. Det giver derfor god mening at prioritere muligheden for kommunikation til medarbejderne, når du er på jagt efter et godt HR-system.

Kommunikation fra HR kan være mange ting. I nogle virksomheder er det HRs opgave at minde en leder om, at der starter en ny medarbejder, og at lederen skal melde det ud i sit team og påbegynde en række opgaver i den forbindelse. Dette kan sættes op og automatiseres i det rette HR-system, så en opgave ikke længere risikerer at falde mellem to stole.

Læs også: Digital signatur – skriver under der, hvor du er

I HR-ON Staff er det desuden muligt at sætte en lang række påmindelser op, så du aldrig misser en opgave. Du kan også sætte påmindelser op, så de går direkte til en leder helt automatisk, så lederen påmindes af systemet om, at en medarbejder snart tiltræder i teamet, en anden medarbejder skal have fornyet et certifikat, en tredje har udfyldt en trivselsmåling, en fjerde har underskrevet et dokument osv. osv.

På den måde kan et HR-system understøtte den gode kommunikation og dermed være med til at øge trivslen i din virksomhed. Samtidig kan du med en medarbejderapp som HR-ONs StaffBuddy kommunikere direkte til dine medarbejdere, uanset hvor de er, så længe de har en smartphone. Læs meget mere om mulighederne i appen i dette indlæg.

Vil du vide mere om vores produkter såsom? Du kan prøve vores prisberegner og få en pris til din virksomhed, eller booke en demo med en af vores salgskonsulenter.