Digital signatur – skriv under der, hvor du er
Har I brug for nemt og bekvemt at indhente underskrift fra en nyansat i relation til kontraktsignering? Med HR-ON Staff kan I drage nytte af, at der findes et HR-system, hvor I med få klik kan sende dokumenter til digital signatur – endda indbygget i selve HR-systemet. Dermed behøver I ikke engang at klikke væk.
Der kan være flere situationer i HR-ansattes dagligdag, der kræver en underskrift fra medarbejdere og/eller ledelsen. Og hvorfor ikke gøre det så nemt som muligt og anvende værktøjet digital signatur.
Hvad er digital signatur?
Med digital signatur til erhverv kan parterne let underskrive dokumenter via telefon, tablet og computer. Men hvordan virker digital signatur, er det næste oplagte spørgsmål. Digital signatur virker ved, at de parter, der skal underskrive, får tilsendt en mail med et link, hvor de får adgang til det pågældende dokument ved at logge ind med digital legitimation. Dernæst kan parterne læse dokumentet igennem og til slut signere ved hjælp af digitale ID-løsninger som NemID, MitID osv.
Men er digital signatur gratis? Hvis I er kunde hos HR-ON, er digital signatur inkluderet i jeres abonnement til en vis grænse, hvorefter I betaler pr. digital signatur, I bruger. Funktionen kan både bruges til at underskrive ansættelseskontrakter, samtykkeerklæringer og andre aftaler, der kræver en underskrift.
Fordelen ved at det sker digitalt er, at det er en simpel proces, hvor I slipper for at udskrive dokumentet, dernæst skrive under med kuglepen for så at scanne dokumentet og uploade det til jeres HR-system. Med digital signatur sparer I både tid og ressourcer.
Tryghed gennem hele processen med HR-ON Staff
Når I anvender et HR-system som HR-ON Staff, får I tilmed en notifikation, når dokumentet er underskrevet. I har ligeledes mulighed for løbende at tjekke dokumentet og se, hvad status er. Dermed har I hele tiden snor i processen uden at skulle bruge unødig tid på at fysisk at skulle indhente underskrifter. I kan derfor trygt bruge digital signatur-funktionen, hver gang I har brug for jeres ansattes underskrifter.
Og når først underskrifterne er på plads, er dokumentet altid tilgængeligt på medarbejderens stamkort. Det sørger systemet for helt automatisk. I har mulighed for selv at afgøre, hvem der så skal have adgang til dokumentet: medarbejderen selv, nærmeste leder, HR, løn og så videre. På den måde kan I også afskærme det enkelte dokument, så det ikke er synligt for alle jeres medarbejdere og dermed overholde persondataforordningen (GDPR).
Book din gratis demo i dag og få en gennemgang af HR-ON Staff, så du kan administrere dit personale trygt i et brugervenligt system.
Er I kunde, og har I brug for at vide mere om digital signatur i relation til HR-ON Staff, kan I kontakte os her.
