Gør rekruttering lettere med et rekrutteringssystem

Rekrutterer I nye medarbejdere fra tid til anden? Og gør I det på den gammeldags facon med at modtage ansøgninger på mail? I så fald er det tid til at lette arbejdet med et rekrutteringssystem, der er designet til at bistå jer i alle tænkelige opgaver, der relaterer til at finde og ansætte nye medarbejdere.

I et arbejdsliv der i stigende grad digitaliseres, og hvor lovgivning inden for persondata ændres løbende, kan et redskab som et rekrutteringssystem være jeres ven i nøden. Et digitalt rekrutteringssystem er en online platform, I kan tilgå når som helst. Det kræver blot en computer eller tablet med internetadgang. På den måde har I mere eller mindre alle opgaver, der har med rekruttering at gøre, samlet på et sted. 

Med et rekrutteringssystem som værktøj kan I klare alle trin i rekrutteringsprocessen hurtigt og let. Det gælder lige fra at oprette jobannoncen, modtage ansøgninger og bedømme de indkomne kandidater. Derudover kan I sende svar til kandidaterne direkte fra platformen, indkalde til samtale, holde samtalen online og i sidste ende sende en ansættelseskontrakt til digital underskrift. 

Ovennævnte features er alle en del, der kan løses i rekrutteringssystemet HR-ON Recruit. Et rekrutteringssystem der automatiserer jeres arbejde så meget som muligt og sikrer jer en strømlinet arbejdsgang. Samtidig understøtter systemet, at I kan overholde den aktuelle lovgivning, der gælder for persondata.

Læs også: Top 10 fordele ved E-rekruttering 

Det er underordnet, om du kalder det et rekrutteringsprogram, rekrutteringssystem eller e-rekrutteringssystem. Systemet understøtter – uanset navn – at I sparer tid og ressourcer. Derudover overholder I som nævnt også persondataforordningen, også kendt som GDPR (General Data Protection Regulation). Det sker automatisk ved, at kandidaterne og alt tilhørende persondata slettes, når den pågældende rekruttering er afsluttet. På den måde opbevarer I alt data i relation til rekruttering på lovlig vis.

Ved at vinke farvel til at modtage ansøgninger på e-mail, slipper I for at sidde og slette ansøgninger manuelt for at overholde GDPR. Samtidig behøver I ikke at udvælge og videresende relevante kandidater til jeres kollegaer. I et rekrutteringssystem kan I nemlig let give adgang til de kollegaer, der har brug for at tilgå den enkelte jobannonce, de indkomne kandidater og deres ansøgning og CV. Al materiale forbliver dermed på platformen, og I undgår bekymringer om, hvorvidt der ligger downloadede ansøgninger på computere rundt om i organisationen.

Med HR-ON Recruit får I tilmed en karriereside tilknyttet jeres egen hjemmeside. Det har flere fordele; herunder at ansøgeren bliver fastholdt på jeres side i hele ansøgningsprocessen. Det er nemt for ansøgeren, og I beholder trafikken på hjemmesiden. Derudover øger det trygheden, at ansøgeren ikke sendes videre til en anden hjemmeside, når nu det er jer, ansøgeren søger et job hos.

En anden fordel ved et digitalt rekrutteringssystem er, at det kan hjælpe jer med at undgå bias i rekrutteringen. Et bias er ubevidste fordomme, der kan påvirke jeres beslutning om, hvem I synes, der passer bedst til stillingen. Det kan for eksempel være i forhold til alder, køn og etnicitet.

Det kan systemet dels afhjælpe ved, at I har en ansøgningsformular uden spørgsmål om kandidatens alder og oprindelse. Køn er ikke længere tilladt at spørge om, hvilket I kan læse mere om i dette indlæg. Derudover kan I overveje ikke at bede kandidaten uploade et billede af sig selv. På den måde skærer I de typiske faktorer fra, som et ansættelsesudvalg kan blive påvirket af i jagten på den rette kandidat.

Derudover kan den rette rekrutteringsplatform indeholde flere digitale værktøjer, der letter jeres rekruttering. Med HR-ON Recruit får I eksempelvis et værktøj til kandidatpræsentation, som I kan bruge til samtaler for at tage noter undervejs i samtalen, så I kan gemme og dele digitalt, hvordan en kandidat klarer sig til samtalen. Dernæst er det muligt at lave en sammenligning på tværs af alle de indkaldte kandidater.

Kandidatpræsentationen er en supplerende funktion, der understøtter jeres øvrige vurdering af kandidaterne, hvor I kan vurdere ved at give mellem en til fem stjerner for at angive, hvor godt en kandidat passer til den opslåede stilling.

Læs også: Lad kandidaten bestemme samtaletidspunktet og brug din tid langt mere effektivt

Dernæst kan I tilføje noter, der kan gemmes på kandidatens profil, så I har det hele samlet. Det kan være en konklusion ud fra gennemlæsningen af kandidatens CV og ansøgning, men det kan også være noter på baggrund af et opfølgende telefoninterview, som de øvrige i ansættelsesudvalget kan få glæde af at læse.

Desuden kan I bruge filtre, der gør det nemt at filtrere efter de svar, kandidaterne har givet i ansøgningsprocessen. I kan derfor let finde det, I søger, hvad enten det er en specifik uddannelsesbaggrund, kompetencer eller andre krav til stillingen.

Når I vælger HR-ON Recruit, kan I let integrere med andre systemer med vores åbne API. Desuden har I mulighed for at integrere til vores HR-platform, HR-ON Staff, hvilket betyder, at I let kan overføre jeres kommende medarbejder fra rekrutteringssystemet til jeres HR-platform. 

På den måde kører overførslen også mest GDPR-venligt i og med, at I slipper for manuelt at trække data ud af rekrutteringssystemet, gemme det lokalt og overføre det til et HR-system. Samtidig sparer I tid, da alt data og de dokumenter, jeres kommende medarbejder har givet i forbindelse med ansøgningen, automatisk trækkes over i HR-ON Staff.