Undgå at glemme trin i onboardingprocessen med et godt HR-system
Som HR-medarbejder bør en god onboardingproces stå højt på din to-do-liste, så du er klar, når en ny medarbejder er på vej ind i virksomheden. Her kan et HR-system være din hjælpende hånd, så du husker alle steps i onboardingen hver gang.
Det er væsentligt, at du opbygger en onboardingproces. Det skal du blandt andet gøre for at fastholde medarbejderen. Tal viser, at 25 procent af alle nyansatte smutter allerede inden for det første år – antageligt fordi de aldrig er faldet ordentligt til i virksomheden.
Her er tre gode råd til en solid onboarding, som du også kan læse mere om længere nede i teksten.
3 trin der tager din onboarding til næste niveau
En onboardingproces starter i det sekund, medarbejderen træder ind ad døren på sin første arbejdsdag. Herfra er det individuelt fra virksomhed til virksomhed, hvilke trin vedkommende skal igennem. Onboarding er alle opgaver lige fra, at medarbejderen får en velkomstbuket, tildeles et skrivebord, logger ind i jeres systemer og introduceres for sine nye kollegaer.
Med andre ord er en onboardingproces alle de opgaver, der er forbundet med, at en ny kollega starter og kommer godt i gang. Det kan være noget, du skal løse i HR, punkter som den nærmeste leder skal håndtere eller konkrete opgaver til den nye medarbejder. En god onboarding er med til at lægge grobund for en ordentlig start, hvilket kan øge chancen for, at medarbejderen falder til i virksomheden.
Onboarding kan vare flere uger
Det er essentielt for at løse arbejdsopgaverne optimalt, at den nyansatte også falder til socialt. Som denne bekendtgørelse fra arbejdstilsynet angiver, booster det trivslen, hvilket gerne skulle smitte positivt af på produktiviteten. Det kræver naturligvis først og fremmest, at medarbejderen motiveres af de opgaver, vedkommende tildeles, og at det er opgaver med en vis mængde, så den nye på kontoret hurtigt får en følelse af at være med til at skabe værdi for virksomheden.
Onboardingen indebærer også den medarbejdersamtale, der kan holdes for eksempel en måned efter opstarten. Samtalen er en god anledning til at høre, om medarbejderen trives. Dette er også et af de trin, du kan sørge for at sætte op i onboardingprocessen, så det ikke går i glemmebogen, hvilket nemt kan ske, fordi den foregår et stykke tid efter første arbejdsdag.
Brug de fire C’er som en huskeregel
En god huskeregel når man planlægger en onboardingproces er at inddrage de fire C’er: compliance, clarification, culture og connection. For at onboarding bliver en succes fra virksomhedens side, kan disse punkter inddrages. Det kan tage flere måneder, før den nye kollega kommer igennem hele processen. Desuden er den sidste C’er, connection, den mest tidskrævende.
Men når først onboardingprocessen er færdig, og man har inddraget de fire C’er, har virksomheden og den nye kollega i fællesskab arbejdet sammen om at sikre den bedst mulige onboarding. Medarbejderen har lært om de basale regler og politikker i virksomheden, fået en klar forståelse og oplæring i sin stilling, lært virksomhedskulturen og virksomhedens generelle indretning, og har fået relationer til medarbejdere og ledere.
Dette er naturligvis en tidskrævende proces, der kræver samarbejde, men det er en proces, der er værd at prioritere.
I tvivl om, hvor du skal starte? Vi har lavet en tjekliste til en succesfuld onboarding her.
Bliv mindet om opgaver med HR-ON Staff
Med HR-ON Staff er det nemt at opsætte en god onboardingproces, som du kan bruge igen og igen. Det sikrer, at hver gang et nyt talent tiltræder en stilling hos jer, bliver der taget hånd om vedkommende på en ordentlig måde. Med HR-ON Staff procesmodul sikrer du, at processen ikke skal gentænkes på ny, samt at alle trin er ens, hver gang virksomheden onboarder nye.
På virksomhedens konto i HR-ON Staff kan du også uddelegere opgaverne, så den nærmeste leder får besked om at indkalde til opfølgningssamtalen, lønafdelingen får besked om at oprette den nye medarbejder i lønsystemet, it-medarbejderen er klar med en computer, skærm, mus og så videre.
3 trin til den gode onboarding
1. Lav en onboardingproces-skabelon som du kan genbruge
Når du onboarder en ny medarbejder, er det smart at genbruge de trin, du fulgte i sidste onboarding. Spar tid ved at oprette en grundskabelon til den onboardingproces, der virker for dig. I HR-ON Staff kan du let oprette opgaver og tildele dem til den ansvarlige.
Det kan fx være, at jeres it-medarbejder skal sætte en pc op, at piccolinen skal købe en velkomstbuket, og at nærmeste leder skal indtaste informationer om jeres nye kollega.
Samtidig kan den ansvarlige blive mindet om opgaven, og du kan holde øje med, om den bliver udført.
2. Spar tid ved at lade systemet udfylde data automatisk
Hvorfor ikke gøre hver onboarding i virksomheden så nem som mulig for dig selv? Det kan du gøre ved at lade systemet indsætte data for dig. Det kan fx være data som den nye medarbejders fornavn, ansættelsesdatoen, navnet på nærmeste leder osv.
Med andre ord: al den stamdata du allerede har i dit HR-system om jeres nye kollega. Dermed kan du også nemmere kopiere din skabelon til onboardingprocessen igen og igen, uden du manuelt behøver at tilpasse data som navn, ansættelsesdato osv.
3. Vis virksomhedens DNA med billeder, video og emojis
For at byde jeres nye kollega godt velkommen, kan du i HR-ON Staff bygge en Engagement Builder med den info, der er relevant for første arbejdsdag. Det kan være mødetidspunkt, info om frokost, præsentation af jeres team osv.
Og hvorfor ikke fylde godt på med billeder, video og emojis, som passer til din virksomheds brand og image? På den måde kan medarbejderen se en rød tråd i forhold til, hvordan I brander jer som virksomhed, samtidig med at han/hun føler sig velkommen.
FAQ
Hvad er en onboardingproces?
En onboardingproces er den proces, der starter, så snart en ny medarbejder træder ind ad døren på sin første arbejdsdag. Hvor lang processen er, afhænger af hver enkel virksomhed, dog handler onboardingprocessen om alle de opgaver, der er forbundet med den nye kollegas første tid i virksomheden med henblik på at give vedkommende den bedst mulige start.
Hvad indeholder en god onboardingproces?
En god onboardingproces indeholder forskellige processer, der på hver sin måde giver information og introduktion af virksomheden til den nye medarbejder. Det kan bl.a. handle om at give en velkomstbuket og tildele skrivebord, til en introduktion til virksomhedens politikker og en medarbejdersamtale med den nye kollega efter en måneds ansættelse.
