Sådan vælger du et onboarding system: 6 funktioner du skal kigge efter
At vælge det rigtige onboarding system kan være en udfordring. Hvordan finder man et system, der både er brugervenligt, har relevante funktioner og samtidig ligger inden for budgettet? Vi præsenterer 6 funktioner, som ethvert system bør have.
Computeren har utallige åbne faner, printeren kaster kontrakter ud, og Excel-arkene opdateres med personoplysninger. Men har du husket at få lavet en ny nøgle til kontoret? Og hvad med udstyret? Ved medarbejderne egentlig, hvornår den nye kollega starter? Ja, onboarding checklisten er lang.
Onboarding af nye medarbejdere kan være en udfordring, men et godt onboarding system fungerer som en hjælpende hånd, der organiserer detaljerne og letter arbejdet for den medarbejder, der håndterer onboarding.
Faktisk er en onboarding vigtig, da det skaber motivation for at komme i gang og mestre jobbbet, man er blevet ansat til. En onboardingsplan har som regel flere punkter, og måske også flere kolleger med ind over, så man er sikret den gode start. Ondboarding som begreb er engelsk, og det tætteste man kommer på onboarding dansk er ‘ansættelsesstart’.
Hvilke funktioner skal et onboarding system have?
Du har sikkert et overblik over alle opgaverne, men det er måske første gang, at du skal ud og lede efter et onboarding system, og hvad skal sådan et system kunne? Det guider vi dig igennem her, plus vi fortæller dig, hvordan HR-systemet, HR-ON Staff, kan bruges.
1) Funktion: Et onboarding system der kan lidt mere end blot ansættelser
Når du kigger efter et onboarding system, kan det være en fordel at vælge et system, der har flere funktioner – for eksempel et HR-system. På den måde får du en løsning, som understøtter hele medarbejderrejsen.
Hvad kan HR-ON Staff?
HR-ON Staff forenkler onboarding med automatiserede og strømlinede processer, og samler desuden HR-data ét sted, så nye medarbejdere hurtigt bliver en integreret del af teamet.
2) Funktion: Alle onboarding systemer burde have denne
God kommunikation og engagement med den nye kollega er afgørende fra start. I onboarding-fasen er Engagement Builder derfor et værdifuldt værktøj til at sikre opgaver og dialog mellem arbejdspladsen og medarbejderen.
Hvad kan HR-ON Staff?
HR-systemets Engagement Builder kan bruges i onboarding til at introducere virksomheden, få svar på spørgsmål og præsentere afdelinger. Funktionen er fleksibel – kun fantasien sætter grænser.
3) Funktion: Dit onboarding system skal være stedet for kontrakthåndtering
I tilknytning til Engagement Builder er det vigtigt at sikre en enkel kontraktunderskrivelse. Vælg et system, der dropper papirarbejdet og tilbyder nem online kontrakthåndtering.
Hvad kan HR-ON Staff?
I Staff kan du nemt håndtere kontrakter med digital signatur. Du får besked, når en kontrakt er underskrevet, og dokumentet gemmes automatisk. Du bestemmer, hvem der skal have adgang, så GDPR overholdes.
4) Funktion: Dit onboarding system lige i hånden med en onboardingapp
Ville det ikke være fantastisk, hvis du som rekrutteringsmedarbejder kunne sende engagements og lade den nye medarbejder finde sine oplysninger i en onboardingapp? Det er en smart funktion, du bestemt bør overveje til dit næste onboarding system.
Hvad kan HR-ON Staff?
Faktisk kan du få virksomheden lige i lommen med medarbejderappen StaffBuddy, som kan tilkøbes til HR-ON Staff. En ny medarbejder kan f.eks. tilgå dokumenter som medarbejderhåndbogen og følge virksomhedens opdateringer via feedet.
5) Funktion: Andre systemer taler til dit onboarding system
Når du skal vælge mellem forskellige onboarding- eller HR-systemer, er det vigtigt at vurdere, hvordan de integreres med dine nuværende systemer, såsom dit lønsystem. Overvej, hvordan de forskellige systemer vil arbejde sammen for at sikre en gnidningsfri dataoverførsel.
Hvad kan HR-ON Staff?
HR-ON Staff har en åben API og samarbejder med en række eksisterende platforme. Du kan desuden benytte API’en til at forbinde med andre værktøjer, du bruger og har tillid til, for at sikre en tilpasset og effektiv integration.
6) Funktion: GDPR-sikret onboarding system hele vejen rundt
Når du vælger et system, er funktioner og et gennemført onboarding system design ofte det første, du overvejer. Men det er lige så vigtigt at sikre, at systemet overholder GDPR, så du kan beskytte medarbejderdata effektivt og undgå juridiske problemer.
Hvad kan HR-ON Staff?
Med Staff-systemet kan du trygt læne dig tilbage. Vores HR-system er fuldt GDPR-compliant og sørger automatisk for, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt.
Et onboarding system til ledere, medarbejdere og mere
Når du vælger et system, er der naturligvis mange funktioner at overveje, men én ting er afgørende: nye medarbejdere skal føle sig værdsat fra første dag. Uanset hvilket onboarding forløb du planlægger, er struktur og effektiv kommunikation nøglen til at sikre en god start. Vi har her præsenteret seks nøglefunktioner og vist, hvordan HR-ON Staff præcist opfylder dem.
Før du går i gang med din næste opgave og udarbejder ‘onboarding medarbejdere to-do’ eller ‘onboarding ledere to-do’ lister, overvej, om et onboarding system kunne være en værdifuld tilføjelse til rekrutterings- og ansættelsesprocessen. Du kan læse mere om, hvordan HR-ON kan hjælpe, eller booke en demo med en af vores salgskonsulenter.
FAQ: Hvad er et onboarding system?
Hvad er et onboarding system?
Et onboarding system er en platform, der hjælper med at integrere nye medarbejdere hurtigt og effektivt ind i virksomheden. Det samler alle opgaver, dokumenter og processer ét sted. Ofte vil onboarding system være at finde i et HR system.
Hvilke fordele giver et onboarding system?
Det øger effektiviteten, reducerer administration, og sikrer en ensartet onboarding for alle medarbejdere. Det kan også forbedre tilfredsheden og fastholdelsen.
Hvordan adskiller et onboarding system sig fra traditionel onboarding?
I stedet for manuelle og papirbaserede processer er et onboarding system digitalt og automatiseret. Det centraliserer opgaver og dokumenter, og giver overblik i realtid.
Kan et onboarding system tilpasses virksomhedens behov?
Ja, de fleste systemer kan tilpasses med opgavelister, dokumenter og træningsmoduler, så de passer til virksomhedens specifikke behov og kultur.
