Tips

Det koster tid og penge at finde den helt rigtige medarbejder, men det er endnu dyrere at ansætte den forkerte. Den personlige samtale giver dig mulighed for at opnå grundig forståelse for ansøgers værdier og personlighed. Sæt derfor god tid af til denne – hvis du kan.
 

Slip den administrative byrde

Mange bruger et unødigt højt timetal på at håndtere pdf’er, skabe overblik over ansøgninger og sende svar ud til kandidater. Jo flere rekrutteringer, desto mere omfattende og uoverskuelig bliver opgaven.
NGF Nature Energy, som er ledende aktør på biogas-området i Danmark, har over den seneste tid oplevet et stigende behov for overblik i deres rekrutteringsprocesser:
”Vi er lige nu i gang med at opføre biogasanlæg over hele Danmark. Til at løfte den opgave har vi haft brug for at opruste med endnu flere kvalificerede profiler”, fortæller Debbie Larsen, som er HR-konsulent hos NGF Nature Energy.

 
Virksomheden har i løbet af det sidste års tid ansat omkring 35 nye medarbejdere og har til det formål benyttet HR-ONs cloudbaserede e-rekrutteringssystem: ”Førhen havde vi en jobmail, hvor vi fik alle vores ansøgninger ind på og også sendte svar ud fra. At jeg nu har et online system som værktøj med forskellige automatiserede funktioner har gjort det hele meget lettere,” forklarer Debbie.
 
På samme vis har smykkevirksomheden DYRBERG/KERN valgt at overlade struktureringsdelen i rekrutteringsarbejdet til HR-ON:
 ”Det er på alle mulige måder bare blevet nemmere at håndtere hele processen. Nogle gange har vi for eksempel flere stillingsopslag ude på samme tid. Før betød det, at vi skulle holde øje i brevhovedet på vores mail, med hvem der nu havde skrevet hvilken jobreference. Det holder systemet adskilt for os nu,” fortæller HR-administrator Pernille Stoltze.
 

Du behøver ikke at være IT-nørd

Det kan være trygt at holde fast i de velkendte rutiner og metoder til rekruttering, men det betaler sig at tænke nyt – og det behøver ikke at være svært: ”Jeg er på ingen måde nogen IT-nørd, men det er heldigvis heller ikke nødvendigt. Efter ti minutters personlig introduktion fangede jeg den, fordi systemet er så logisk at navigere i”, fortæller Gitte Trier, Senior Manager of Operations & HR, fra det rådgivende ingeniørfirma Topteam.
Hun oplever det som en stor udfordring at få fat på de helt rigtige kandidater:
”Det skal helst være nogen, der er kendt indenfor lige præcis vores branche, og dem er der faktisk ikke så mange af.”
Derfor sætter hun pris på, at hun selv kan foretage ændringer i systemet løbende og fastsætte søgekriterier fra stilling til stilling: ”Det er et meget dynamisk system. Hvis jeg ikke kan finde de funkioner, jeg ønsker, så ringer jeg bare til support, som hurtigt hjælper mig med at få udført mine, nogle gange ret kringlede, idéer. De individuelt tilpassede løsninger giver mig mulighed for at søge mere målrettet.”
Topteam har omkring 10 ansættelser årligt og søger primært at få besat tekniske stillinger som produktionsteknologer og ingeniører.
 

De fleste ved, at det er en dyr fornøjelse for en virksomhed at ansætte nye medarbejdere. En fejlansættelse kan hurtigt få store konsekvenser og ende med at få omkostningerne yderligere i vejret.
HR-ON har samlet en liste med brølere, du bør undgå, hvis du vil finde og ansætte den helt rigtige medarbejder.

1. Tab ikke overblikket

Ved at udarbejde en procesplan, der passer til din virksomhed, undgår du at spilde dyrebar tid. Planen hjælper dig time dine deadlines for eksempelvis offentliggørelse af stillingsannoncen, indkaldelse til samtale, den nødvendige tiltrædelsesdato, mv. På den måde kan du nemmere overholde aftaler med dig selv.

2. Undgå floskler

Du har sikkert før læst i en jobannonce, at du ”skal kunne have flere bolde i luften”, eller du ”skal trives i en travl og afvekslende hverdag”. Ifølge HR-ONs direktør, Ali Cevik, bør du undgå at skrive denne slags floskler i din jobannonce. Standardvendingerne er for så vidt ikke dårlige, men de fleste jobsøgere ved godt, at de skal tages med et gran salt. Ved at tænke ud af boksen og kreere dit eget unikke jobopslag, øger du derimod virksomhedens troværdighed og fremmer interessen for stillingen.

3. Undgå at køre i samme rille

Det er Ali Ceviks erfaring, at vi generelt er mest trygge ved at ansætte og samarbejde med mennesker, der ligner os selv. Han opfordrer dog ansættelsesansvarlige til at anskue rekrutteringen fra nye vinkler for at gøre op med disse vaner. Det kan eksempelvis være en  fordel at benytte sig af nye medier for at bryde det traditionelle mønster. Når din jobannonce er unik, undgår du i højere grad standardansøgninger, da du henleder ansøgerne til at tage stilling til netop din annonce. Ali Cevik opfordrer eksempelvis til at inddrage sociale medier, blogs, nicheportaler, fagportaler, fagmagasiner og netværker i højere grad: “Det er en oplagt anledning til at få nogle helt nye kompetencer ind i virksomheden”, mener Ali.

4. Efterspørg ikke det hele

Undgå i din jobannonce at bede om det hele. Skriv i stedet præcis, hvad det er, I leder efter. Vær konkret med hensyn til værdigrundlag, indstilling, arbejdsmiljø og arbejdsopgaver. Du gør det samtidig lettere for dig selv, hvis du er opmærksom på at undgå at opliste modsætninger, såsom at en kandidat både skal være analytisk og udadvendt eller kreativ og struktureret, forklarer Ali Cevik. Han opfordrer til at være mere klar i spyttet og slå fast, om du søger en ung nyuddannet, en erfaren og pligtopfyldende kandidat, eller en kreativ én med et bestemt certifikat. På den måde undgår du at skulle gennemgå en stor mængde irelevante ansøgninger.

5. Undgå overfyldt indbakke

Når du modtager hundredvis af ansøgninger på e-mail, går overblikket hurtigt tabt, og tiden går med at administrere og systematisere ansøgningerne, sende bekræftelsesmails, indkaldelse til samtale og sende afslag. HR-ON opfordrer virksomheder med mange årlige ansættelser til at anskaffe et rekrutteringssystem i stedet. Med et rekrutteringssystem som HR-ON får du sat dine ledige stillinger og dertilhørende ansøgninger i system helt automatisk. Dermed kan du i højere grad bruge arbejdstiden kvalitativt på at screene kandidater og afholde samtaler frem for at skulle administrere en overfyldt indbakke.
Læs også: “Effektiviser din rekruttering, og få tid til det vigtigste.”

6. Lad ikke guldet passere

Selvom du melder klart ud, hvad du søger (punkt 4), vil du ofte modtage mange forskellige kandidaters bud på, hvordan netop de, kan levere det. Her kan du med fordel give de mere utraditionelle karakterer en chance. På den måde åbner du op for udvikling, nye muligheder, arbejdsvinkler og overraskelser. Ali Cevik mener, at opgøret med de vante rammer, fordomme og forventninger giver mulighed for en udvidet horisont samt fornyet inspiration til, hvordan opgaven alternativt kan løses. Selvom der er travlt, eller en samtale ikke ligger lige til højrebenet, kan du vinde meget ved at møde en bred vifte af dine ansøgere.
Læs mere om, hvorfor det betaler sig at se på de mere atypiske kandidater i: “Derfor bør du rekruttere mangfoldigt.”

7. Glem ikke virksomhedens værdier

HR-ONs system bygger på tankesættet værdibaseret rekruttering – et koncept, som vi også forsøger at overlevere til vores kundevirksomheder. Værdibaseret rekruttering indebærer, at man som virksomhed har fokus på at kommunikere virksomhedens kerneværdier på alle trin i rekrutteringsprocessen. Gør du det, har dine kandidater bedre mulighed for at forstå, hvad din virksomhed står for. På den måde bliver chancerne for at få en oprigtigt dedikeret medarbejder, også på lang sigt, større

Har du brug for hjælp til at finde den helt rigtige medarbejder? Eksterne rekrutteringsbureauer kan være en del af løsningen. Men det kræver, at du ved, hvordan du bruger dem.
Michael Folmann, direktør i Effektiv Rekruttering, har 12 års erfaring med at varetage rekruttering for virksomheder. Han oplever, at mange først for sent bliver klar over behovet for en ekstern partner:
”Det går simpelthen galt for virksomhederne, fordi de ikke har de værktøjer, som vi har. Vi laver ikke andet end rekruttering, og virksomhederne har jo mange andre ting, som de skal lave ved siden af.”
Vi har taget en snak med Michael og herudfra samlet en række råd til, hvordan du får det største udbytte af at samarbejde med et rekrutteringsbureau.

Kend de rette værktøjer

Rekrutteringsbureauer har ofte en række tekniske værktøjer til deres rådighed, som kan give adgang og overblik over alle de mulige kandidater til specifikke stillinger.
”Vi har en række søgedatabaser og internationale samarbejdspartnere. For eksempel er vi i besiddelse af nogle LinkedIn-licenser, som en virksomhed med et almindeligt rekrutteringsbehov slet ikke har midlerne til,” siger Michael og fortsætter: ”Det er jo heller ikke alle virksomheder, som bruger HR-ON, der er et virkelig godt rekrutterings- og dialogværktøj.”
Selv om man som virksomhed endnu ikke oplever et behov for rekruttering, kan det derfor godt betale sig at kende de bedste rekrutteringsværktøjer.

Indsigt giver det bedste match

Det kan som chef eller direktør være skræmmende at skulle give en ekstern partner dyb indsigt i sin virksomheds kultur, strategi og udfordringer. Ifølge Michael er dette dog en forudsætning for, at man kan rekruttere den helt rigtige medarbejder.
”Rekrutteringsbureauet skal vide, hvad virksomheden står for, og kende udfordringerne i de enkelte afdelinger. På den måde kan vi meget lettere repræsentere virksomheden over for kandidaterne.” Samtidig påpeger han vigtigheden af at være påpasselig med at opgive for mange oplysninger til et rekrutteringsbureau, som man ikke kender godt.
Ifølge ham er det klogt at undersøge bureauets referencer og tage en grundig snak med dem først: ”Det er den eneste måde at finde ud af, om et bureau kan håndtere de behov, man har som virksomhed.”

Invester tid i relationen 

For Michael er relationen til kunderne utrolig vigtig. Han arbejder helst sammen med virksomheder over længere tid for at opnå bedst forståelse for virksomhedernes kultur, og for dermed at kunne skabe det bedste match imellem virksomhed og kandidat. Af samme grund mener han også, at man bør vælge et bureau, som kan rekruttere bredt:
”Man bør vælge et firma med nogle år på bagen, som har konsulenter med erfaring fra forskellige brancher,” siger han og konkluderer: ”Så er det nemlig lige meget, om man får brug for at rekruttere en økonomichef eller en logistikchef.”
Mange af de kunder, som Michael Folmann betjener, vælger at placere rekrutteringsopgaven hos bureauet, men står så efterfølgende selv for udviklingen af medarbejderen gennem videreuddannelse, udviklingssamtaler og eventuelle forfremmelser.

Hav fokus på værdierne

Når man skal finde den rette kandidat, så er det ifølge Michael vigtigt, at man arbejder ud fra et nogenlunde ens værdigrundlag:
”Man skal være enige om, hvad gode processer og et godt samarbejde er. Derfor er der også nogle virksomheder, vi må sige nej tak til at samarbejde med, fordi deres værdisæt ikke passer til vores.”
For Michael er det vigtigt at lave partnerskaber, da man i relationen med en partner ikke er mindre tilbageholdende med at stille de kritiske, men nødvendige, spørgsmål: ”Rekruttering handler om mennesker, værdier og troværdighed. Man skal turde sige det, de gør, og gøre det, man siger. Ellers fungerer samarbejdet bare ikke.” Når virksomheden kommunikerer ærligt og åbent, er der også mulighed for at arbejde med nogle af de behov, som de måske ikke selv er klar over at have, påpeger han.