Sådan giver du kandidaterne et personligt afslag på en let og hurtig måde
Hvordan sikrer I det gode afslag til de kandidater, der ikke går videre i kapløbet om en ledig stilling? Og til dem, der var et mulehår fra, men i sidste ende ikke fik jobbet? Vi kigger nærmere på, hvordan I undgår at bruge unødigt meget tid på opgaven og samtidig respekterer kandidaten.
I ethvert rekrutteringsforløb følger som bekendt en sortering af de indkomne kandidater. Hvem er interessante nok til at gå videre i forløbet? Hvem har mest at byde på? Det betyder også, at det er nødvendigt med en frasortering. Og det foregår som oftest af flere omgange.
En af de vigtigste tommelfingerregler når det kommer til at give afslag, er at give beskeden relativt hurtigt. Efter den første umiddelbare screening af bunken af CV’er og ansøgninger kan I formentligt allerede udelukke nogle af kandidaterne. Giv dem blot afslag med det samme, hvis de ikke er relevante.
Dernæst kan I gå mere grundigt til værks med de kandidater, der har mere potentiale. Og husk fortsat at give en tilbagemelding hurtigst muligt, så de kandidater I ikke kan se et match med, kan komme videre i jagten på deres drømmejob.
Den første runde med afslag
I denne runde hvor I har udvalgt dem, der kunne være spændende at se nærmere på, er det tilstrækkeligt at give afslag til de resterende på mail.
Der behøver ikke være en personlig begrundet årsag i denne mail. Det er tilstrækkeligt at gøre mailen kort, hvor I takker for ansøgningen og fortæller, at I går videre med andre profiler, som I vurderer matcher stillingen bedre.
Giv mundtligt afslag til dem der har været til samtale
Hermed står I tilbage med de relevante kandidater, som eventuelt skal igennem en test eller en case og slutteligt en jobsamtale. I denne filtreringsproces kommer der igen en runde afslag, der skal gives.
I denne sammenhæng vil det give et plus til jer som virksomhed, hvis I ringer til de kandidater, der er mødt personligt op til en jobsamtale og dermed overdrager afslaget mundtligt. Det vil det blandt andet være, fordi det er nemmere at udvise empati mundtligt frem for skriftligt. Derudover styrker det jeres ry.
Når I vælger denne fremgangsmåde, viser I respekt over for de afviste kandidater ved at give besked over telefonen frem for en e-mail, der godt kan være en noget flad fornemmelse at åbne. Særligt hvis kandidaten har haft en god fornemmelse på baggrund af samtalen og forventer at få jobbet. Det kan være svært at give en afvisning skriftligt på en god måde, fordi e-mailen kan virke upersonlig.
Begrund afslaget på en saglig måde
Kandidaterne har brugt tid på at skrive en ansøgning samt eventuelt udføre en test eller case og dernæst en jobsamtale. Det er derfor god stil fra jeres side at give afslaget mundtligt. Det gavner et eventuelt fremtidigt møde med kandidaten – fysisk såvel som virtuelt på de sociale medier. Det kan jo også være, at kandidaten ønsker at søge en stilling hos jer en anden gang – det vil i så fald kun blive relevant, hvis vedkommende føler sig ordentligt behandlet.
Det behøver ikke være en lang telefonsamtale, men blot en kort opridsning, hvor det bliver gjort klart fra start, at kandidaten ikke har fået jobbet. Dernæst kan I spørge, om kandidaten ønsker en begrundelse eller ej.
Siger kandidaten ja tak til at høre årsagen til, at vedkommende ikke får tilbudt jobbet, bør I starte med at fremhæve et par positive ting, I bemærkede ved kandidaten under jobsamtalen og dernæst kommentere på, hvad I ønskede at se mere af. På den måde får kandidaten konstruktiv feedback til, hvad vedkommende kan skrue op for til fremtidige jobsamtaler.
Undgå at komme på kant med loven
Når I giver et afslag – telefonisk såvel som skriftligt – er det vigtigt, at I holder jer til de saglige kriterier, der er nødvendige at besidde i den stilling, kandidaten har søgt. Det kan eksempelvis være faglige kompetencer og tidligere erfaring.
Undgå at komme ind på kriterier, der er ulovlige at fravælge en kandidat på baggrund af. Hvis vi skelner til forskelsbehandlingsloven er det kriterier som køn, alder, religion, handicap, seksuel orientering, politisk overbevisning og etnicitet. Hvis I overtræder loven, kan det udløse en bøde – foruden eventuel negativ omtale.
Giv personlige afslag på få minutter med HR-ON Recruit
Hvis I er kunde hos HR-ON og har HR-ON Recruit, kan en del af processen med at give afslag klares med få klik. På platformen finder I nemlig en række mail-skabeloner, som I kan tilpasse efter jeres behov. På den måde kan I altid finde den mailskabelon frem, som I har brug for, så I sparer tid og hurtigt kan eksekvere, når I har brug for at sende afslag af sted.
Når I bruger en mail-skabelon, kan I sende afslag til flere kandidater på én gang. Informationer som navn og afsenders detaljer bliver automatisk flettet ind i mailen, så den fremstår personlig, når kandidaten modtager den.
I kan tilmed vælge, hvem der skal stå som afsender, og her vil det give mest mening at vælge en af dem, der har deltaget i rekrutteringsforløbet, så det bliver en tand mere personligt, end hvis det for eksempel er virksomheden eller afdelingen, der står som afsender. Dermed får I mere tid til det, der er vigtigt, nemlig de telefoniske afslag til de allersidste fravalgte kandidater.
