Gør som Odense Sport & Event: “Vi kan få underskrevet en kontrakt inden for ti minutter”
Efter Odense Sport & Event (OS&E) implementerede HR-ONs personaleadministrationsløsning, har processer og arbejdsrutiner fået mere flow, ifølge HR Business Partner Louise Oxving. Hun fokuserer på at gøre HR-supporten mere håndgribelig i hverdagen, og selvom dette arbejde udføres i baggrunden, drager hele organisationen fordel af løftede HR processer med HR-ON Staff.
Vi kan få underskrevet en ny kontrakt med en medarbejder inden for ti minutter og i et flow, hvor vi nogle gange har brug for rigtig mange mennesker på kort tid – også med den tid vi er i nu – så det er fantastisk at have et system, som optimerer processerne – siger Louise Oxving.
HR Platform underbygger mål om bæredygtighed
Det er ikke blot, når det kommer til at få underskrifter på en kontrakt eksekveret hurtigt, at HR-ON Staff er særlig brugbar. Det gælder også på andre områder, hvor både Louise Oxving i HR og lederne i OS&E har arbejdsopgaver, som platformen understøtter. OS&E er bl.a. sluppet af med en papirtung proces, som især har været et vilkår, når det kom til rekruttering:
HR-ON Staff gør processerne smidige. Ikke så tunge, ikke så besværlige. Det involverer ikke en masse print og en masse scanning, men en hurtig kommunikation, Nu foregår det hele elektronisk, og det understøtter også vores mål om at være bæredygtig i alle vores processer – siger Louise Oxving.
Eksterne udbydere er skåret væk – nu indsamler de selv data
Et af de mest værdifulde redskaber for Odense S&E er Engagement Builderen. Denne funktion er alsidig og understøtter forskellige aspekter af arbejdet. Det er et uundværligt værktøj, der primært anvendes til preboarding af nye medarbejdere. Derudover benyttes det til diverse formål såsom indsamling af medarbejderdata, gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og udsendelse af invitationer til firmaarrangementer.
Det betyder, at vi kan kommunikere elektronisk med vores medarbejdere. Det er i alle processer: det er både preboarding, onboarding og i nogle tilfælde offboarding.
Fire gange om året laver OS&E en puls-undersøgelse ved brug af en Engagement. På den måde bliver temperaturen taget i hele organisationen, og HR finder ud af, om der er noget, der bygger sig op, som kræver handling.
Det bruger vi også Engagement Builderen til. Men vi bruger det faktisk også til nogle interne spørgsmål efter arrangementer for at evaluere vores indsats, så vi kan blive 10 procent bedre næste gang – siger Louise Oxving.
Får samtlige detaljer med via smart procesmodul
Foruden Engagement Builderen udgør HR-ONs Procesmodul en funktion, der effektivt støtter HR Business Partnerens mange forskellige arbejdsopgaver. På denne måde sikres en sømløs strøm af projekter, hvor hver eneste væsentlige detalje ikke bliver tabt på gulvet.
Vi opsætter processer, som gør, at alt ligesom kører i et flow, og vi ikke misser nogle væsentlige detaljer – siger Louise Oxving.
Opsummering
- OS&E har flere forretningsben inden for fodbold, koncerter, turisme med tre hoteller, madoplevelser samt eventfacilitering.
- Effektiviseret processer: HR-ONs løsning har forbedret processer og rutiner hos OS&E. Kontrakter kan f.eks. nu underskrives på ti minutter.
- Farvel til papirer: Platformen støtter OS&Es bæredygtighedsmål ved at erstatte papirprocesser med elektronisk kommunikation og dataindsamling.
- Øget medarbejderengagement: Engagement Builderen letter dataindsamling og gør det nemt at evaluere arrangementer, hvilket engagerer medarbejderne.
- Sikker datahåndtering: Procesmodulet i HR-ON Staff sikrer korrekt håndtering af alle detaljer i arbejdsprocesser for en mere effektiv drift.
