Gør som Odense Sport og Event: “Vi kan få underskrevet en kontrakt inden for ti minutter”
Der er mere flow i processer og arbejdsrutiner hos Odense Sport & Event (OS&E), efter organisationen implementerede HR-ONs løsning til administration af personale. Det fortæller Louise Oxving, der er HR Business Partner.
“Vi kan få underskrevet en ny kontrakt med en medarbejder inden for ti minutter og i et flow, hvor vi nogle gange har brug for rigtig mange mennesker på kort tid – også med den tid vi er i nu – så det er fantastisk at have et system, som optimerer processerne,” siger Louise Oxving.
HR Business Partneren arbejder ud fra målsætningen om, at HR skal være noget, der støtter og hjælper i dagligdagen, men ellers foregår arbejdet i kulisserne. Så selvom det primært er back office i HR-afdelingen, at løsningen af opgaverne er blevet lettere, efter OS&E har implementeret HR-ON Staff, kommer det hele organisationen til gavn.
HR Platform underbygger mål om bæredygtighed
Det er ikke blot, når det kommer til at få underskrifter på en kontrakt eksekveret hurtigt, at HR-ON Staff er særlig brugbar. Det gælder også på andre områder, hvor både Louise Oxving i HR og lederne i OS&E har arbejdsopgaver, som platformen understøtter.
“HR-ON Staff (…) gør processerne smidige. Ikke så tunge, ikke så besværlige. Det involverer ikke en masse print og en masse scanning, men en hurtig kommunikation,” siger Louise Oxving.
HR Business partneren forklarer, at OS&E er sluppet af med en papirtung proces, som især har været et vilkår, når det kom til rekruttering.
“Nu foregår det hele elektronisk, og det understøtter også vores mål om at være bæredygtig i alle vores processer,” siger Louise Oxving.
Eksterne udbydere er skåret væk – nu indsamler de selv data og survey
Et af de værktøjer, der især letter arbejdet, er den såkaldte Engagement Builder. Det er en funktion, der kan bruges på flere måder. Det er et værktøj, der er blandt andet er oplagt at bruge til preboarding af nye medarbejdere. Ligesom det kan bruges til alt lige fra indsamling af medarbejderdata over MUS til at udsende invitation til næste medarbejderfest.
“Engagement Builderen gør det rigtig nemt for os at indhente den data om vores medarbejdere, vi gerne vil. Hvad end om det er indledningsvis, men også når vi laver nogle undersøgelser af forskellig karakter,” siger Louise Oxving og tilføjer:
“Det betyder, at vi kan kommunikere elektronisk med vores medarbejdere. Det er i alle processer: det er både preboarding, onboarding og i nogle tilfælde offboarding.”
Fire gange om året laver OS&E en puls-undersøgelse ved brug af en Engagement. På den måde bliver temperaturen taget i hele organisationen, og HR finder ud af, om der er noget, der bygger sig op, som kræver handling.
“Det bruger vi også Engagement Builderen til (…) Men vi bruger det faktisk også til nogle interne spørgsmål efter arrangementer for at evaluere vores indsats, så vi kan blive 10 procent bedre næste gang,” siger Louise Oxving.
Får samtlige detaljer med via smart procesmodul
Foruden Engagement Builderen er Procesmodulet en funktion, der fint understøtter HR Business Partnerens arbejdsopgaver.
“Vi opsætter processer, som gør, at alt ligesom kører i et flow, og vi ikke misser nogle væsentlige detaljer,” siger Louise Oxving.
FAKTA OM ODENSE SPORT & EVENT
- OS&E er en samling af mange forretningsben:
- Fodbold
- Live Culture som arrangere koncerter
- Turisme: med hele 3 hoteller
- Food i form af Smag & Smil
- Event: facillitering af møder, kongresser og events
