Rekrutteringskvalitet: Sådan måler og forbedrer du effekten af dine ansættelser

Hvordan kan du så arbejde systematisk med rekrutteringskvalitet i din virksomhed?

Her får du seks konkrete trin, der kan hjælpe dig med at komme i gang.

1. Start med at definere, hvad en god ansættelse er

Før du begynder at måle rekrutteringskvalitet, er det vigtigt at afklare, hvad der kendetegner en vellykket ansættelse i din virksomhed.

Rekrutteringskvalitet kan blandt andet give dig indsigt i:

• Hvor godt rekrutteringsprocessen fungerer
• Hvor effektiv virksomhedens onboarding er
• Hvordan ledere understøtter nye medarbejderes udvikling
• Hvordan medarbejdere præsterer og bidrager til teamet på længere sigt

Start med at undersøge, hvad der kendetegner medarbejdere, som trives og lykkes i deres roller. Hvilke kompetencer har de? Hvordan bidrager de til samarbejdet? Og hvilke resultater skaber de?

Den viden kan bruges som udgangspunkt for at definere relevante kriterier, når du skal evaluere nye ansættelser. Det er dog vigtigt, at kriterierne er objektive og tager udgangspunkt i de kompetencer og forventninger, der er relevante for den enkelte stilling.

Hold samtidig målingerne enkle. Lange spørgeskemaer og komplicerede evalueringsprocesser risikerer at tage unødigt meget tid fra både HR og ledere. Begynd derfor med få relevante målepunkter, som du løbende kan udvikle.

2. Følg medarbejderens udvikling gennem det første år

En vellykket ansættelse kan ikke vurderes alene ud fra medarbejderens første uger i virksomheden.

Det er derfor en fordel at følge medarbejderens udvikling i det første ansættelsesår. På den måde kan du både få indsigt i onboardingforløbet og undersøge, hvordan medarbejderen udvikler sig i rollen.

Du kan eksempelvis planlægge opfølgninger på følgende tidspunkter:

Ved at følge medarbejderens udvikling på flere tidspunkter kan HR og ledere opdage eventuelle udfordringer med onboarding, trivsel eller ledelse, inden de vokser sig større.

Det giver samtidig mulighed for at justere indsatsen undervejs og skabe bedre forudsætninger for, at medarbejderen lykkes i sin rolle.

Læs også: Onboarding-kurven: Oplevelsen går ikke bare opad

3. Vælg de vigtigste målepunkter

Rekrutteringskvalitet består af flere forskellige dimensioner. Derfor er det sjældent tilstrækkeligt at basere vurderingen på ét enkelt målepunkt.

I stedet kan du kombinere forskellige typer data, der tilsammen giver et mere nuanceret billede af, hvordan en ansættelse fungerer.

Du kan eksempelvis arbejde med følgende målepunkter:

Lederfeedback: Løbende vurderinger fra den nærmeste leder om medarbejderens udvikling, kompetencer og opgaveløsning.

Medarbejderfeedback: Medarbejderens egen oplevelse af onboarding, trivsel, samarbejde og muligheder for at lykkes i rollen.

Præstationsvurderinger: Vurderinger af i hvilken grad medarbejderen lever op til de forventninger og mål, der er fastlagt for stillingen.

Samarbejde og bidrag til teamet: Hvordan medarbejderen bidrager til teamets opgaveløsning, videndeling og fælles resultater.

Kundefeedback: Tilbagemeldinger fra kunder, som især kan være relevante for medarbejdere med kundevendte funktioner.

Forretningsmæssige resultater: Eksempelvis salgsresultater, gennemførte projekter, produktivitet eller andre relevante mål for medarbejderens arbejdsområde.

Medarbejderfastholdelse: Hvor længe medarbejderen bliver i virksomheden, og hvilke årsager der eventuelt ligger bag en opsigelse.

Det er vigtigt at vælge målepunkter, der passer til den konkrete stilling. En sælgers resultater kan eksempelvis vurderes ud fra andre kriterier end en softwareudviklers eller en HR-medarbejders.

Samtidig bør du være opmærksom på, at medarbejdertilfredshed og præstationer ikke nødvendigvis fortæller det samme. En medarbejder kan godt trives uden at nå sine mål – og omvendt.

Derfor giver det bedst mening at kombinere flere datakilder frem for at drage konklusioner på baggrund af én enkelt vurdering.

4. Hold beregningerne enkle

Når du har valgt dine målepunkter, kan du begynde at arbejde med en samlet vurdering af rekrutteringskvaliteten. Det behøver ikke være kompliceret. Du kan eksempelvis tage udgangspunkt i tre centrale områder:

• Lederens vurdering af medarbejderens præstationer og udvikling
• Medarbejderens egen vurdering af onboarding og muligheder for at lykkes i rollen
• Medarbejderens resultater i forhold til de mål, der er fastlagt for stillingen

Hvis alle tre områder vurderes på samme skala, eksempelvis fra 1 til 5, kan du beregne en gennemsnitlig score.

Rekrutteringskvalitet = (Lederens vurdering + Medarbejderens vurdering + Resultatvurdering) / 3

En sådan beregning kan give et hurtigt overblik, men den bør ikke stå alene. De enkelte målepunkter har ikke nødvendigvis lige stor betydning i alle stillinger, og en samlet score kan ikke forklare, hvorfor en medarbejder præsterer eller trives, som vedkommende gør.

Derfor bør du:

• Måle rekrutteringskvaliteten løbende frem for kun på ét tidspunkt
• Undersøge mønstre på tværs af teams og afdelinger
• Kombinere kvantitative data med kvalitative tilbagemeldinger
• Bruge resultaterne som udgangspunkt for dialog og forbedringer

På den måde bliver rekrutteringskvalitet ikke blot et tal i en rapport, men et redskab til at træffe bedre beslutninger om rekruttering, onboarding og medarbejderudvikling.

5. Brug digitale værktøjer til at skabe overblik

Det kan være tidskrævende at indsamle og sammenligne data om nye medarbejderes udvikling, især hvis oplysningerne er fordelt på forskellige systemer og dokumenter.

Derfor kan digitale værktøjer gøre arbejdet med rekrutteringskvalitet mere overskueligt.

Du kan eksempelvis bruge:

• Digitale spørgeskemaer: Til at indsamle feedback fra medarbejdere og ledere på bestemte tidspunkter.
• HR-systemer: Til at samle relevante medarbejderoplysninger og understøtte opfølgning, udviklingssamtaler og medarbejderfastholdelse.
• Onboardingsystemer: Til at strukturere introduktionsforløbet og indsamle feedback om den nye medarbejders oplevelse.
• Mange virksomheder anvender allerede et rekrutteringssystem til at håndtere jobopslag, ansøgninger og kandidater. Men rekrutteringsprocessen slutter ikke nødvendigvis, når ansættelseskontrakten er underskrevet.

Derfor er det relevant at se på sammenhængen mellem rekruttering, onboarding og den efterfølgende medarbejderudvikling.

Ved at samle relevante oplysninger og følge medarbejderens udvikling over tid kan HR få et bedre grundlag for at vurdere, hvilke rekrutteringsindsatser der fungerer, og hvor der er plads til forbedring.

Husk samtidig at tage højde for GDPR og virksomhedens retningslinjer for behandling af personoplysninger. Data om medarbejdernes præstationer, trivsel og udvikling skal behandles med et klart formål og passende adgangsbegrænsninger.

Læs også: Hvordan finder du et top HR-system?

6. Fordel ansvaret mellem HR, ledere og medarbejdere

Arbejdet med rekrutteringskvalitet er ikke kun HR’s ansvar. For at få et retvisende billede af, hvordan virksomhedens ansættelser fungerer, er det vigtigt at inddrage både ledere og medarbejdere.

De forskellige parter bidrager med hver deres perspektiv:

Når flere perspektiver bliver inddraget, får virksomheden et mere nuanceret billede af rekrutteringskvaliteten. Det er samtidig vigtigt, at medarbejderne oplever, at deres feedback bliver taget alvorligt og brugt konstruktivt.

Formålet er ikke at kontrollere den enkelte medarbejder, men at skabe bedre forudsætninger for gode ansættelser og en positiv medarbejderoplevelse.

Læs også: GDPR og rekruttering: 5 huskeråd

Hvorfor er rekrutteringskvalitet vigtigere end nogensinde?

En vellykket rekruttering handler om mere end at få besat en ledig stilling.

Det handler også om at finde medarbejdere, der har de rette kompetencer, trives i deres roller og bidrager positivt til virksomhedens udvikling på længere sigt.

Ved at arbejde systematisk med rekrutteringskvalitet kan HR flytte fokus fra, hvor hurtigt virksomheden ansætter nye medarbejdere, til hvilken værdi ansættelserne skaber over tid.

Når du prioriterer rekrutteringskvalitet, kan du blandt andet:

• Styrke sammenhængen mellem rekruttering og medarbejderfastholdelse: Få indsigt i, hvilke ansættelser der fungerer godt på længere sigt.
• Opdage udfordringer tidligere: Identificere eventuelle problemer med onboarding, trivsel eller ledelse, så virksomheden kan reagere i tide.
• Forbedre rekrutteringsprocessen: Bruge erfaringer fra tidligere ansættelser til at kvalificere fremtidige beslutninger.
• Træffe mere databaserede beslutninger: Kombinere feedback, præstationsvurderinger og andre relevante målepunkter for at få et mere retvisende billede.
• Understøtte medarbejderudvikling: Få bedre indsigt i, hvordan virksomheden kan hjælpe medarbejderne med at udvikle deres kompetencer og lykkes i deres roller.

Rekrutteringskvalitet er med andre ord mere end endnu et HR-nøgletal. Det er en tilgang, der kan hjælpe virksomheden med at skabe sammenhæng mellem rekruttering, onboarding og medarbejderudvikling.

For når du ikke blot måler, hvor hurtigt en stilling bliver besat, men også hvordan ansættelsen fungerer på længere sigt, får du et bedre grundlag for at udvikle både medarbejderne og organisationen.

Læs også: 5-trins guide: Sådan kan du som HR-ansvarlig modarbejde stress i virksomheden