Kapitel 8 af 10: Skrevet af Christian Harpelund
Onboarding-kalenderen: Har det betydning, hvornår på året man ansættes?
Dette er ottende artikel i en serie om at forstå og forbedre organisationers evne til at onboarde nye medarbejdere.
Kort opsummering (TL;DR)
Onboarding-oplevelsen afhænger ikke kun af programmet, men også af hvornår på året medarbejderen starter. Data peger på tydelige forskelle mellem årets måneder.
I dette blogindlæg får du:
- hvorfor ferie, travlhed og kollegers tid kan påvirke onboardingen
- hvordan organisationens rytme kan gøre onboardingen mere sårbar
- hvad du kan gøre i de perioder, hvor onboarding-oplevelsen typisk er svagest
Kort sagt: Når du kender organisationens sæsonrytme, kan du tilpasse onboardingen og skabe en mere stabil oplevelse året rundt.
Samme rolle. Samme program. Forskellig startmåned
To medarbejdere starter i samme rolle, med samme onboarding-program, i samme organisation. Den ene starter i februar. Den anden i juni. Data tyder på, at de kan ende med markant forskellige oplevelser – ikke fordi programmet er anderledes, men fordi tidspunktet er det.
Et mønster, der er svært at overse
Når vi ser på organisationers onboarding-oplevelsen fordelt over årets måneder, er udsvinget tit stort. Juni og juli ligger ofte markant lavest. Februar ligger tit højt. Andre måneder lander mere ‘midt imellem’.
Forskellen mellem det bedste og det ringeste tidspunkt at starte på er stor nok til at være svær at ignorere.
Det er ikke en lille statistisk afvigelse, hvis man tager sin onboarding alvorligt.
Du læser et kapitel i vores nye blogserie om at forstå og forbedre organisationers evne til at onboarde nye medarbejdere.
Lige nu er du i:
Kapitel 8 – Onboarding-kalenderen: Har det betydning, hvornår på året man ansættes?
Læs også:
Kapitel 1 – De fleste organisationer spørger om tilfredshed. Det er det forkerte spørgsmål
Kapitel 2 – Seks dimensioner, én model: Sådan ser god onboarding ud
Kapitel 3 – Fra data til dialog: Hvad en dialograpport egentlig kan
Kapitel 4 – Indekset: Sådan tracker vi fremskridt – og benchmarker mod andre
Kapitel 5 – Hvad benchmarks fortæller os om onboarding på tværs af aldersgrupper
Kapitel 6 – Seks dimensioner, seks signaler: Hvad betyder en høj eller lav score?
Kapitel 7 – Onboarding-kurven: Oplevelsen går ikke bare opad
Kapitel 9 – Fra diagnose til indsats: Sådan bygger man et katalog, der matcher data – Kommer snart
Kapitel 10 – Fra data til forudsigelse: Hvad AI kan gøre for onboarding – Kommer snart
Hvorfor skulle tidspunktet på året betyde noget?
Det giver umiddelbart god mening, at hvordan man onboarder betyder noget. Det er mindre indlysende, at hvornår skulle gøre det – men et par hypoteser peger på, hvorfor det kan hænge sådan sammen.
01 TRAVLHED OG RYTME
De fleste organisationer har perioder, hvor der simpelthen er mere om ørerne end andre. En detailvirksomhed har måske ekstra travlt op til jul. Et revisionshus omkring regnskabsafslutning. En kommune op til budgetlægning. Starter en ny medarbejder dér, er der mindre tid til at følge op, introducere og forklare.
02 FERIE
De laveste punkter, falder måske sammen med sommerferieperioden. Kolleger er på skift væk, lederen er måske selv på ferie, og de sociale og faglige relationer er sværere at etablere, når halvdelen af teamet ikke er til stede.
03 TID TIL KOLLEGER
Selv uden ferie påvirker tidspunktet, hvor meget tid kolleger reelt har til en ny medarbejder. En organisation, der lige har afsluttet et stort projekt, har formentlig mere overskud end en, der er midt i det.
ORGANISATIONENS RYTME
Årsagerne er ikke identiske overalt. Men enhver organisation har en rytme, som onboarding-oplevelsen tilsyneladende følger.
Årsagerne er ikke identiske overalt. Men enhver organisation har en rytme, som onboarding-oplevelsen tilsyneladende følger.
Hypoteserne vil helt sikkert veje forskelligt fra branche til branche – en detailvirksomheds travleste periode er ikke en produktionsvirksomheds. Pointen er ikke, at årsagerne er identiske overalt, men at der findes en rytme i enhver organisation.
Hvad det betyder for ens onboarding-design
Det interessante spørgsmål er ikke kun, om der er sæsonvariation – det er, hvad den afslører om ens eget onboarding-design.
Hvis onboardingen i høj grad er bygget op omkring relationelle elementer – introduktioner, sociale arrangementer, tæt sparring med kolleger – er det værd at spørge sig selv: hvad sker der med de elementer i de perioder, hvor kollegerne ikke har tid? Et design, der forudsætter, at der er overskud i organisationen til at bære det relationelle, vil naturligt præstere dårligere i de måneder, hvor det overskud ikke er der. Det er ikke nødvendigvis et argument for at fjerne de relationelle elementer – de er ofte blandt de vigtigste – men det er et argument for at have en plan B for de perioder, hvor de ikke kan bæres fuldt ud.
Det samme gør sig gældende, hvis onboardingen læner sig tungt op ad bestemte nøglepersoner – en leder, der personligt introducerer alle nye medarbejdere, eller en enkelt kollega, der er den faste “buddy” for alle nye i afdelingen. Er den person på ferie, optaget af en deadline, eller selv presset i en travl periode, mister onboardingen sin bæredygtighed netop dér, hvor den er mest afhængig af én person.
DESIGNETS SÅRBARHED
Programmet kan se identisk ud på papiret – og alligevel være langt mere sårbart i bestemte måneder.
Programmet kan se identisk ud på papiret – og alligevel være langt mere sårbart i bestemte måneder.
Fra observation til handling
Der er i bund og grund to veje at gå, når man kender sin egen sæsonkalender:
01 FLYT STARTEN
Forsøg at undgå at ansætte i de svageste perioder, hvor det er muligt. Ikke altid realistisk – men værd at overveje for roller med fleksibilitet i startdatoen.
02 REDESIGN PERIODEN
Gør onboardingen mindre afhængig af enkeltpersoner. Tilføj selvkørende eller digitale elementer, og planlæg eksplicit opfølgning, når organisationen igen har luft.
Det leder til et bredere spørgsmål: hvis man ved, hvilke elementer af onboardingen der er sårbare – over for sæson, nøglepersoner og travlhed – hvordan bygger man så et design, der er robust over for dem? Det kræver ikke bare viden om, hvornår problemerne opstår, men et egentligt katalog af indsatser, man kan sætte i spil, alt efter hvad situationen kræver. Det er emnet for den næste artikel i serien.
Se her, hvordan værktøjet FastTrack kan løfte dine onboardingprocesser. FastTrack er en del af HR-ON Boarding+.
DET AFGØRENDE SKIFT
Gå fra ét onboarding-design hele året til et design, der kan bære organisationens skiftende rytme.
Gå fra ét onboarding-design hele året til et design, der kan bære organisationens skiftende rytme.
Dette er ottende artikel i en serie om at måle og forbedre onboarding.
Om forfatteren
- Christian Harpelund er uddannet organisationspsykolog og er tilknyttet HR-ON som onboardingekspert
- Han er forfatter til “Onboarding – Flyvende fra start” og snart udkommer “Kunsten at onboarde en leder”
- Han afholder kurser og holder foredrag om onboarding og organisatioriske rammer for ledelse
Har det betydning for onboarding-oplevelsen, hvornår på året en medarbejder starter?
Hvorfor kan onboarding-oplevelsen variere gennem året?
Fordi organisationens rytme ændrer sig. Travlhed, ferieperioder og kollegers tilgængelighed kan påvirke, hvor meget tid og opmærksomhed der er til den nye medarbejder.
Hvilke måneder ser ud til at være mest udfordrende for onboarding?
Data peger på, at juni og juli ofte ligger lavt, mens februar ofte ligger højt. Mønstret kan dog variere fra organisation til organisation.
Hvad gør et onboarding-design sårbart i bestemte perioder?
Et onboarding-design kan blive sårbart, hvis det er meget afhængigt af relationelle aktiviteter eller enkelte nøglepersoner som ledere og buddies. Hvis de ikke er tilgængelige, kan oplevelsen blive svagere.
Hvordan kan man tilpasse onboarding til organisationens sæsonrytme?
Man kan enten forsøge at undgå startdatoer i de svageste perioder eller redesigne onboardingen, så den er mindre afhængig af enkeltpersoner og i højere grad kan fungere på tværs af travle og rolige perioder.
