Onboardingsplan 101: Hent HR-chefens guide til pre- og onboarding

I en tid med stigende medarbejderomsætning og hård konkurrence om talenter, er en struktureret onboardingsplan ikke blot et nice-to-have – det er en nødvendighed. En onboardingsplan hjælper med at skabe en rød tråd fra rekruttering til fuld integration og sikrer, at nye medarbejdere hurtigt føler sig trygge, engagerede og klar til at bidrage.

Når onboarding bliver en planlagt og strategisk proces, reduceres risikoen for, at nye medarbejdere forlader stillingen i utide. Det betyder, at den gode start begynder før starten, altså i preboarding med et gennemtænkt preboarding program.

Konsistens i medarbejderrejsen er til gavn både for nye kolleger og medarbejder der arbejder med onboarding. Klarhed over, hvilke steps der tages, og hvad formålet er, kan give de urolige sommerfugle i maven en dæmper for begge parter. Skal arbejdet koordineres og gøres nemmere kan du bruge et HR- og rekrutteringssystem.

Læs også: 5 råd til medarbejder og leder: Hvad er det gode onboarding program?

Nu om dage har mange allerede et HR- og rekrutteringssystem, der gør medarbejderrejsen nemmere. Opgaver er opsat og automatiseret i systemet, og alt kører, som det skal. Måske er du på udkig efter et system – eller blot nysgerrig på, hvad sådanne systemer egentlig kan.

Alt for mange administrative byrder kan føre til, at onboarding nedprioriteres eller ender i fejlrekrutteringer, der kan koste op mod 30 % af den nye medarbejders løn. Derfor giver det mening at bruge tiden klogt: Læg onboardingplanen ind i et HR- og rekrutteringssystem og lad den køre automatisk. Så er det eneste, du skal gøre, at opdatere og vedligeholde planen, når der sker ændringer.

Et integreret HR- og rekrutteringssystem er ikke bare praktisk,  det er en strategisk partner i arbejdet med at skabe en succesfuld onboarding, der engagerer og effektiviserer. Det er let med HR-ON Staff og Recruit. Her kan du opsætte og automatisere processer ét sted. Ikke flere forskellige dokumenter og systemer, saml hele medarbejderrejsen i ét.

Okay, nu er det tid til at spidse blyanten og lytte godt efter. Når du tænker på en onboardingsplan, skal du faktisk starte et trin før, nemlig med preboarding. En god begyndelse starter med, at du har en tjekliste, der grundigt dækker alle de nødvendige trin.

Helt enkelt skal du spørge dig selv: Hvem tager kontakt til den nye kollega? Der bør være en kontinuerlig kommunikation hele vejen fra kontraktunderskrivelsen og frem til selve onboardingen.

Kommunikationen kræver intern koordinering og aftaler med alle involverede medarbejdere, så man ved, hvem der kommunikerer, hvor ofte og hvilken rolle man selv har. Desuden skal I også tage stilling til, hvilke medier der skal bruges i preboardingen. Er det nok med mails, eller giver det mening at supplere med videoer, billeder eller noget helt tredje?

Del preboardingen op i trin og gør det nemmere for jer selv. Start med at overveje, hvilke trin det giver mening at inkludere i jeres forløb, og tænk derefter over, om det vil være relevant at bruge en video, et spørgeskema eller noget andet, som passer godt til det enkelte trin.

Læs også: Hvad er HR og rekruttering? Forskelle, samarbejde og fordele ved et samlet system

På medarbejderens første arbejdsdag skal alt være klar, så der ikke opstår tvivl eller misforståelser. Og når vi siger klar, betyder det ikke, at det lige er blevet gjort i sidste øjeblik, men at der har været styr på det hele siden preboardingen.

Hvis man vil sikre høj performance hos sine medarbejdere, er det vigtigt, at der både økonomisk og tidsmæssigt investeres lige meget i rekruttering og i pre- og onboarding. Det er ikke tilstrækkeligt kun at fokusere på rekruttering og dens KPI’er. En onboarding kan nemlig tage op til seks måneder, før en medarbejder er godt inde i arbejdet og kulturen – man skal ikke forvente, at de er fuldt oppe i gear efter to til fire uger.

Det tager tid at falde til i både arbejdsopgaver og det sociale fællesskab. Derfor er det heller ikke optimalt at gå ud fra, at onboardingen hurtigt skal overstås, så hverdagen kan tage over med det samme. Men hvordan sikrer man så høj performance? Det kan du og din virksomhed gøre ved at fokusere på seks overordnede kategorier, som en medarbejder bør gennemgå.

Et sidste step i en succesfuld onboarding er lederens rolle som onboarding manager. Selvom en onboardingplan ofte involverer flere aktører, er det typisk lederen, der byder den nye medarbejder velkommen og er den primære kontaktperson i de første dage.

Det er med andre ord lederen, der i praksis skal eksekvere onboardingforløbet. Men har lederen reelt tid og overskud til at sætte sig ind i processen, eller ender dele af onboarding ofte med at blive udført på gefühl? Her kan HR med rette frustreres over, at den grundige indsats med at designe en struktureret onboarding ikke bliver anvendt fuldt ud i praksis.

Når ledere skal agere onboarding managers, kan der hurtigt opstå uensartethed og mangel på struktur, især hvis hver leder tilpasser onboardingforløbet i en sådan grad, at det afviger markant fra den fælles ramme.

Det kan for eksempel betyde, at én afdeling vægter bestemte elementer højt, mens en anden helt udelader dem. Hvilken oplevelse giver det den nye medarbejder, og hvilket indtryk efterlader det af organisationen?

For at sikre en sammenhængende og effektiv onboarding på tværs af organisationen, er det vigtigt, at HR klæder lederne godt på til rollen som onboarding managers. Det kan gøres ved at tydeliggøre de enkelte dele af onboardingforløbet, forklare formålet med processerne og vise, hvor der er mulighed for at tilpasse dem til den enkelte afdelings behov uden at miste den overordnede struktur.

En onboardingplan skal være gennemtænkt med fokus på at give den nye kollega den bedst mulige start og øge chancen for, at de bliver i virksomheden – noget der i sidste ende også kommer virksomheden til gode.

En klassisk fejl er dog at antage, at onboarding er afsluttet, når den formelle periode er ovre. I virkeligheden markerer dette tidspunkt blot overgangen til en ny fase, hvor det handler om, at den nye medarbejder, sammen med resten af teamet, skal trives.

Derfor bør næste skridt være en kontinuerlig indsats for at fremme trivsel på arbejdspladsen. Det kan ske gennem løbende kommunikation, som for eksempel månedlige nyheder, trivselsmålinger, hvor du tager temperaturen på arbejdsmiljøet, eller små engagements, der giver indblik i, hvad der fungerer godt, og hvor der er potentiale for forbedring.

Hele rejsen fra preboarding til trivsel kan samles i ét system som HR-ON Staff. HR-platformen bliver din hjælpende hånd og automatiserer processer, der ellers ville kræve manuelt arbejde og tage tid fra vigtig medarbejderudvikling.

Er du nysgerrig på, hvordan systemet kan hjælpe dig? Så prøv vores prisberegner eller book en demo med en af vores salgskonsulenter.