Whistleblowerordningen
-Et talerør til medarbejdere
-Et talerør til medarbejdere
Hvordan beskytter man sine medarbejdere, så de trygt kan foretage indberetninger om forholdsovertrædelser? Det sørger en veletableret whistleblowerordning for.
En ny lov om beskyttelse af whistleblowere træder i kraft den 17. december 2021, hvilket kommer til at have stor betydning for private virksomheder i hele landet. Loven indebærer, at nogle private virksomheder har pligt til at etablere en whistleblowerordning, der har til formål at beskytte medarbejdere. Det handler om at skabe en tryg og sikker arbejdsplads, hvor ansatte kan indberette forholdsovertrædelser uden, at det har konsekvenser for dem efterfølgende. Det er et veletableret system, som giver hver medarbejder et talerør, der ikke skaber bekymring.
Focus Advokater og Whistleblower Software har i samarbejde med HR-ON gennemgået lovens indhold og krav samt et løsningsforslag dertil.
Focus Advokater er en advokatvirksomhed, der er eksperter indenfor mange områder af erhvervsretten. De besidder brugbar juridisk viden om whistleblowerordningen, hvor de ligeledes rådgiver virksomheder om, hvordan de skal tilgå den nye lov.
Derudover er Whistleblower Software eksperter i whistleblower-industrien, hvor de har udarbejdet et system, der kan være virksomheders redning.
Et af HR-ONs seneste webinarer bidrager med begge parters udgangspunkt i den nye whistleblowerordningen, hvor du kan få bedre indsigt i, hvad den nye vedlagte lov betyder for din virksomhed.
Du kan se webinaret med Focus Advokater og Whistleblower Software her.
Whistleblowerordningen
Som du nok kan forestille dig, er der en masse krav og regler bagved denne nye whistleblowerordninglov. Uden en juridisk baggrundsviden kan det være en udfordring at finde hoved og hale i den. Men før der bliver dykket ned i de juridiske elementer, er det vigtigt at vide, hvad fænomenet ’whistleblower’ indebærer.
En ’whistleblower’ defineres som et individ, der meddeler om ulovlige eller kritisable forholdsovertrædelser. Fænomenet bruges i mange brancher, men i denne sammenhæng tales der om eksempelvis en ansat i en privat virksomhed. Endvidere er det essentielt for whistlebloweren, at de føler sig beskyttet, når de skal indberette om kritisable overtrædelser, da det kan forhindre dem i at oplyse om fremtidige problematikker. Uden en velovervejet whistleblowerordning kan medarbejderen risikere at skade sin egen ansættelse eller sin relation til andre ansatte på arbejdspladsen. Derfor er det enormt vigtigt, at whistleblowerordningen er skabt med formål til at beskytte whistlebloweren. Ansatte må ikke føle sig begrænset til at indberette pågældende forholdsovertrædelser, da det ikke går hånd i hånd med en tryg arbejdsplads.
Hvad går whistleblowerordningen ud på?
Loven besidder nogle indholdsmæssige krav, som private virksomheder skal leve op til. For det første er det vigtigt, at whistlebloweren har nogle informationer til rådighed, de kan tilgå, når de skal indberette en forholdsovertrædelse. Heriblandt hvilke overtrædelser de kan indberette om, hvem der kan indberette og hvilke rettigheder, der er i spil for whistlebloweren og den berørte person.
Ikke nok med at det gør indberetningsprocessen mere effektiv, men det vil også sikre, at whistlebloweren er informeret om den berørtes og sine egne rettigheder. Yderligere er det essentielt for en whistleblowerordning at vælge en upartisk person til både at modtage og håndtere indberetninger. På den måde føler whistlebloweren sig tryg ved sin indberetning, hvor det samtidig kan stoles på, at håndteringen af indberetninger behandles professionelt. Disse indberetninger kan indeholde følsomme oplysninger, hvilket gør at det er vigtigt, at de håndteres på den mest upartiske måde muligt.
Yderligere skal virksomheders whistleblowerordning have til formål at sikre beskyttelse af alle personer, som er en del af indberetningen. Det vil sige, at både whistlebloweren, berørte personer og enhver tredjemand, som er nævnt i indberetningen, skal opleve en tryg indberetningsproces. Derfor er det også essentielt og et lovkrav, at whistlebloweren ikke bliver udsat for repressalier i forlængelse af sin indberetning.
Advokat Louise Bjerre Klaaby fra Focus Advokater siger:
”Har man som medarbejder indgivet en indberetning, så må man ikke modtage nogle ulemper, som følge af det”
Men hvad betyder det? Whistlebloweren skal kunne indberette forholdsovertrædelser uden at opleve en ufordelagtig behandling eller ulemper i virksomheden. Hvis dette kommer på tale, så er det arbejdsgiverens ansvar at løfte bevisbyrde for, at repressalierne ikke skete som følge af indberetningen. Hvis arbejdsgiveren ikke formår at finde bevis for det, så kan det ende i godtgørelse fra virksomheden til whistlebloweren.
I forhold til hvornår private virksomheder skal have etableret en whistleblowerordning, afhænger det af antallet af medarbejdere.
- Hvis virksomheden består af 250 ansatte eller over, så skal ordningen etableres senest d. 17. december 2021.
- Hvis antallet af medarbejdere er mellem 50-249 skal virksomheden etablere en ordning d. 17. december 2023.
På den anden side, er det frivilligt at etablere en whistleblowerordning, hvis virksomheden har under 50 ansatte. Dog kan det være en udfordring at identificere, hvem der indgår i kategorien ‘ansatte’. Især stillinger som lønnede praktikanter, studiemedhjælpere og tidsbegrænsede positioner er svær at kategorisere.
I det EU-retlige arbejdstagers begreb står der:
”alle ansatte der modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold, uanset beskæftigelsesgraden”
Det vil sige, at man skal tælle antal medarbejdere, som modtager løn og er i tjenesteforhold, uanset om man har en tidsbegrænset stilling. Hvorpå kategorien ’lønnede praktikanter’ er angivet som en frivillig persongruppe, hvor virksomheden selv afgør om, de skal tælles med. Dog kan spørgsmålet om, hvem der indgår i antallet forekomme uklart i det danske forarbejdende.
Krav til whistleblowerordningen
Yderligere er der lovkrav, som whistleblowerordningen skal etableres efter. For det første skal det muliggøres, at medarbejdere kan lave skriftlige eller mundtlige indberetninger. Dog kan whistleblowerordningen også indeholde begge dele. En skriftlig metode kan eksempelvis være en fysisk klageboks eller onlineplatform m.m., hvor den mundtlige eksempelvis kan være via telefon eller fysiske møder. Uanset hvad, så skal whistleblowerordningen indeholde en af disse slags.
Dernæst skal udpegningen af en whistleblowerenhed leve op til bestemte kriterier. Det første kriterium er, at enheden skal kunne modtage og følge op på indberetninger, hvor de ligeledes skal kunne give feedback til whistlebloweren om deres indberetning. Som nævnt tidligere er der krav til, at enheden skal bestå af en upartisk person eller afdeling, hvilket eksempelvis kan være HR-medarbejdere. Dog kan whistleblowerenheden også varetages af eksterne tredjeparter, som eksempelvis advokater eller revisorer.
Derudover skal whistleblowerordningen have en fastlagt procedure for indberetning og opfølgning, der skal kunne tilgås, når indberetninger skal behandles. Proceduren skal blandt andet sikre, at whistlebloweren får bekræftet sin indberetning indenfor syv dage, og at disse bliver grundigt fulgt op på. Dernæst skal proceduren leve op til, at whistlebloweren modtager en tilbagemelding hurtigst muligt eller indenfor tre måneder efter bekræftelsen af indberetningen er modtaget. Endvidere er anonymitet ikke et krav for proceduren, men virksomheder kan tilbyde anonym indberetning, hvis de finder det passende.
Dog siger Klaaby fra Focus Advokater:
”det vi ser allerede nu er, at rigtig mange vælger at tilbyde anonym indberetning, fordi så får man flere indberetninger”
Derfor er anonymitet en god overvejelse, når det kommer til en virksomheds whistleblowerordning. Sidst men ikke mindst skal proceduren være til rådighed i en lettilgængelig formidlet form for de ansatte. Virksomheder skal ligeledes sørge for at have skriftlig dokumentation for deres whistleblowerordning samt selve proceduren bag den.
Hvilke overtrædelser skal kunne indberettes?
Umiddelbart kan det virke som en kamp at definere, hvilke forholdsovertrædelser der skal kunne indberettes. Dog er dette faktisk op til den enkelte virksomhed. Selve direktivet og loven nævner eksempler på forskellige punkter, virksomheder kan vælge til at være en del af deres whistleblowerordning. Heriblandt miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø, fødevare- og fodersikkerhed m.m. Her er det op til virksomheden selv at definere, hvilke punkter der er relevant, da nogle kategorier er mere relevante end andre. For eksempel er en kategori som arbejdsmiljø væsentlig for alle, hvor ’fødevare-og fodersikkerhed’ er et meget specifikt område, der ikke er relevant for de fleste. På den måde ved medarbejdere, hvilke forholdsovertrædelser de kan indberette om.
Yderligere er det vigtigt at vide, hvem der specifikt kan indberette. Vigtigst af alt kan ansatte, også kaldt arbejdstagere, indberette til en whistleblowerordning. Dog kan virksomheder også gøre deres ordning tilgængelig for andre frivillige persongrupper, heriblandt selvstændige erhvervsdrivende, praktikanter, tidligere ansatte m.m. Hvis de bliver opfattet som en del af, hvem der kan indberette, opnår de samme status og beskyttelse, loven kræver.
Konsekvenser ved manglende implementering
Hvis en virksomhed ikke formår at leve op til lovens krav, så kan det resultere i en bødestraf. Man kan blive straffet for ikke at implementere en whistleblowerordning, eller at den er implementeret mangelfuldt. Det vil sige, at bødeansvaret dækker mangel på en etableret whistleblowerordning, men også udbetaling af godtgørelse, hvis en whistleblower oplever repressalier i forbindelse med deres indberetning.
Alle whistleblowerordningens krav kan virke overvældende, hvis ens virksomheds deadline er i 2021. Især på grund af, at virksomheders whistleblowerordninger er bygget op på forskellig vis ud fra, hvad de har behov for. Dog er der hjælpemidler til at få etableret en organiseret og let ordning, der kan hjælpe virksomheder og medarbejdere på vej. På den måde kan virksomheder skabe et trygt sted, hvor medarbejdere får et talerør til at indberette pågældende forholdsovertrædelser.
En hjælpende hånd
Softwarevirksomheden Whistleblower Software har udviklet et produkt, der fungerer som en løsning for private virksomheder, som finder det udfordrende at etablere en whistleblowerordning. Programmet hjælper blandt andet med at organisere indberetninger ved at opbygge en oversigt over, hvilke sager der er urørte, igangværende og afsluttede.
Ikke nok med at systemet også besidder ubegrænset sager, brugere og opbevaring, så understøtter det også fortrolig og anonym rapportering. Dette betyder, at ansatte kan benytte sig af at forblive anonym, hvis de føler et behov for det. På den måde kan indberetningsfasen foregå fortroligt, hvor enhver ansats identitet bliver beskyttet.
Yderligere foreslår HR-ON en måde, man kan tilgå en whistleblowerordning på igennem ens HR-løsning. Her skal det nævnes, at der helst skal være mindst mulig forbindelse mellem en HR-platform og en whistleblowerordning på grund af ulemperne ved tracking. Ligeledes skal en ordning være så anonym og fortrolig så muligt, som whistleblowerordningen tillader, så de ansatte føler sig trygge, når de vil indberette eventuelle forholdsovertrædelser.
Hvis man vil have mulighed for at tilgå sin arbejdsplads’ whistleblowerordning igennem sin HR-platform, kan der integreres en QR-kode, man kan scanne med sin enhed. Det vil bidrage med et effektivt system, hvorpå både whistlebloweren og modtageren har nem adgang, når en indberetning skal registreres. På den måde kan private virksomheder både organisere og behandle indberetninger nemt og effektivt, samtidig med at deres ansatte føler sig trygge ved at indberette forholdsovertrædelser.
