Digitale Entgeltunterlagen: Was müssen Arbeitgeber ab 2027 beachten?

Entgeltunterlagen sind alle Nachweise, die Arbeitgeber für die Beitragsberechnung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ihrer Beschäftigten führen müssen. § 28f SGB IV schreibt vor, dass sie für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache geführt und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Was im Einzelnen dazugehört, und welche Teile davon elektronisch geführt werden müssen, regelt § 8 BVV.

Nicht jedes Personaldokument zählt automatisch dazu: Ausschlaggebend ist, ob es für Beitragsberechnung, den Versicherungsstatus oder eine Betriebsprüfung gebraucht wird. Für Beschäftigte in Privathaushalten gilt die Aufzeichnungspflicht nicht.

Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen schreibt § 8 Abs. 2 BVV bereits seit 2022 vor. Bislang können sich Arbeitgeber davon nach § 8 Abs. 3 BVV auf Antrag bei ihrem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen – die Übergangsfrist gilt also nicht automatisch. Ab 2027 entfällt die Befreiung ersatzlos.

Papierakten, E-Mail-Anhänge oder verstreute Netzlaufwerke reichen dann nicht mehr aus. Entscheidend ist, dass die Entgeltunterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar bleiben. Für Sachverhalte vor 2022 muss nichts rückwirkend digitalisiert werden. Betroffen ist praktisch jeder Arbeitgeber, der der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegt – bei mehr als 19 Beschäftigten in der Regel mindestens alle vier Jahre, bei kleineren Betrieben unregelmäßiger, aber ebenfalls jederzeit möglich.

§ 8 Abs. 2 BVV listet die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen auf. Dazu gehören unter anderem:

• Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (in der Regel der schriftliche Arbeitsvertrag)
• Nachweis des Krankenversicherungsschutzes bzw. Bescheide der Krankenkassen zur Versicherungspflicht
• Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
• Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs
• Nachweise zu Aufenthaltsstatus und Arbeitserlaubnis
• Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudierenden sowie Unterlagen zu Auslandsentsendungen (in der Praxis oft als A1-Bescheinigung bezeichnet)

Welche davon im Einzelfall greifen, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis ab. Ein guter erster Schritt: prüfen, welche dieser Entgeltunterlagen heute wo und in welcher Form vorliegen.

Digitalisiert ist nicht automatisch konform. Entgeltunterlagen müssen zentral auffindbar, eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet, sofort lesbar und maschinell auswertbar sein – und sich in die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) einfügen, für die Entgeltabrechnungsdaten bereits seit 2023 und Daten aus der Finanzbuchhaltung seit 2025 verpflichtend elektronisch übermittelt werden.

Welche Dateiformate zulässig sind, legen die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV fest: PDF, idealerweise als PDF/A, dazu TIFF, JPEG, PNG und BMP. Jedes Dokument sollte einzeln vorliegen, denn Sammel-Scans mit mehreren Inhalten erschweren die eindeutige Zuordnung. Für Erklärungen und Anträge, die eine Unterschrift voraussetzen, reicht eine reine PDF- oder Bilddatei allein nicht aus: Zulässig ist das nur, wenn die beschäftigte Person qualifiziert elektronisch unterschreibt, das Papier-Original zusätzlich aufbewahrt wird, oder der Arbeitgeber den Scan selbst mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur versieht – nur dann darf das Original vernichtet werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem oder eine externe Lohnbuchhaltung nehmen Ihnen die Verantwortung dabei nicht ab. Die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen bleibt Aufgabe des Arbeitgebers, auch wenn Teile der Abrechnung ausgelagert sind.

Wer ab 2027 bei einer Betriebsprüfung keine elektronischen, maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen vorlegen kann, gilt als nicht prüfungsfähig. Das kann teuer werden:

• Verzögerungsgelder der Deutschen Rentenversicherung bei verspäteter Bereitstellung
• eine geschätzte Beitragsbemessungsgrundlage nach § 28f Abs. 2 SGB IV, meist zulasten des Arbeitgebers
• Beitragsnachforderungen samt Säumniszuschlägen
• zusätzlich ein Bußgeld nach § 111 SGB IV – bei vollständig fehlender Aufzeichnung bis zu 50.000 Euro

Die Umstellung lässt sich mit einem strukturierten Vorgehen gut planen:

1. Bestandsaufnahme machen: Wo liegen Ihre Entgeltunterlagen heute – in Papierakten, E-Mails, auf Laufwerken, im HR-System oder beim Steuerbüro?
2. Zuständigkeiten klären: Wer im Unternehmen verantwortet die Umstellung, die laufende Pflege der Unterlagen und den Kontakt zum Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung?
3. System auswählen oder anpassen: Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes HR-System eine zentrale, eindeutig zugeordnete und prüfungssichere elektronische Führung ermöglicht – inklusive einer Möglichkeit, die Daten für Lohnabrechnung oder Betriebsprüfung zu exportieren.
4. Prozesse anpassen: Legen Sie fest, wie neue Unterlagen – etwa ein neuer Aufenthaltstitel oder eine Krankenkassenbescheinigung – künftig direkt digital erfasst werden, statt zunächst auf Papier zu entstehen.
5. Zeitplan setzen: Die Umstellung vor dem 31. Dezember 2026 abschließen, idealerweise mit ausreichend Vorlauf für eine Testphase.

Wer frühzeitig beginnt, vermeidet Zeitdruck kurz vor Ablauf der Frist Ende 2026.

Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. HR-ON erbringt keine Rechtsdienstleistungen; für die Einordnung Ihrer individuellen Pflichten sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.