Hvad har en verdens førende hightech-virksomhed, en udkantskommune og en rekrutteringsvirksomhed tilfælles? Deres rekrutteringsstrategi er del af en vækstplan og bygger på sociale netværk, deling og dataknusning på rekrutteringsplatformen HR-ON.
”Vi runder en omsætning på 140 millioner kroner i år, og målet er en milliard i 2017. Vi er derfor midt i en kæmpe strategiproces for at finde ud af, hvordan vi når det mål,” forklarer HR Manager Tina Torntoft fra en af Danmarks mest innovative og prisvindende vækstvirksomheder, Universal Robots. En fynsk virksomhed, der hvert år har fordoblet sin omsætning og på få år er vokset fra 10 til 95 medarbejdere.
Virksomheden er repræsenteret i mere end 50 lande og har datterselskaber i New York og Shanghai. Herudover har de et produkt, hvor selv den mindste virksomhed kan træde ind i robotalderen. Det har gjort at virksomheden er kåret til intet mindre end årets Game Changer af Silicon Valley’s Robotic Business Review.
Design er altid et budskab – det skal være intelligent
”Jeg har siden vi startede i 2010 klaret rekrutteringen selv med hjælp fra internationale bureauer. Sidste år voksede vi fra 35 ansatte til 95 i år. Næste år forventer jeg at skulle ansætte 45 mere.”
For et år siden landede alle ansøgninger i Tinas mailboks. Det medførte naturligvis, at hun brugte en stor del af sin arbejdsdag på at besvare e-mails og sortere cv’er.
Men målet for Tina Torntoft var ikke bare at finde en automatiseret assistent – hun ville have en rekrutteringsplatform og bygge en rekrutteringsstrategi. 
Og hun lægger ikke skjul på, at hun stiller store krav til design, hvilket har krævet justeringer undervejs:
”Altså HR-ON var et meget ungt produkt, da jeg besluttede at vælge det som platform for et år siden. Men det betyder også, at de har været befriende lette at arbejde med. De er lynhurtige til at tilpasse et design, også selvom det er efter klokken 16 på en fredag,” griner Tina Torntoft og fortsætter:
”Vi er nødt til at ansætte de bedste – vores vækstmål er nærmest lodret med over 60 % om året. Vi er globalt førende på vores teknologi, og vores robotdesign har vundet priser. Kæden hopper jo af vores brand, hvis vi møder guldansøgere med et rekrutteringsunivers, der signalerer, at vi ikke orker at gøre det ordentligt. Vi skal leve vores brand og være professionelle i alt, hvad vi gør.”
Vi kan ikke sælge ineffektivitet
Direktør i rekrutteringsvirksomheden Effektiv Rekruttering Michael Folmann er enig:
”Vi kunne have heddet Folmann Recruitment eller sådan noget, men når man kalder sig Effektiv Rekruttering skal man også opleves som sømløst effektive på alle kontaktfelter; kunderne, kandidaterne og som arbejdsplads.”
Virksomheden har travlt; den besætter et trecifret antal stillinger årligt, både ledere og specialister, lokalt og globalt på tværs af organisationer og brancher. Kunderne spænder lige fra mindre lokale til store globale virksomheder.
”Når vi får opgaverne haster det altid; vi har typisk kun 4-6 uger, fra vi får en opgave, til kunden skal bruge en underskrevet kontrakt med den rette kandidat. Vi kan ikke spilde tid på håndtering.”
Gem de kvalificerede kandidater
Den globale økonomi har sagtnet farten, men alligevel er der i år globalt 20% flere rekrutteringer sammenlignet med sidste år.
”Man kan altid høste; hvis marken står under vand, må man så ris. Der er mange dygtige ledige derude. Men paradoksalt nok oplever vi ikke, at det har gjort vores arbejde lettere, for virksomhederne vil jo kun have de bedste. Før krakket i Lehman Brothers kunne man nærmest ansætte en puls – nu er enhver stilling uddybet i en stram kravspecifikation, og derudover skal kandidaten selv have noget afgørende at tilbyde virksomheden. Der er typisk tre kandidater i slutspurten, og kun én vinder som bekendt. Men de to andre er jo fuldt ud lige så kvalificerede, og dem gælder det altså ikke kun om at gemme, men om at kunne bruge hurtigt til en anden stilling,” siger Michael Folmann.
Med HR-ON håndterer hver konsulent selv hele processen omkring en ansættelse:
”Vi har lige fundet en kanon dygtig kandidat i Beijing for en stor udenlandsk kunde. Hele processen kørte gennem HR-ON; kommunikationen med kandidaten og hans referencer, kundens løbende kommentarer og vores kommentarer internt, alt samlet et sted. Det betød, at vi kunne bruge vores ressourcer på at komme i dybden med kandidatens profil i forhold til stillingen og kunden. HR-ON sætter os i stand til at fokusere hele indsatsen på det, der skaber værdi for kunderne og kandidaterne. Vores kunder overlader de indledende faser af rekrutteringen til os, således at de selv kan fokusere på driften og udviklingen af deres organisation,” lyder det fra Folmann.
Automatiser processerne og brug krudtet på at finde den rigtige
Frigørelse af ressourcer var også målet for HR-chef Kirsten Markvardsen i Odsherred Kommune:
”Vi er en udkantskommune. Mange kender os måske kun som dér, Lammefjordsgrøntsagerne kommer fra, men vi har altså en 150 kilometer lang kyststrækning og et landskab så unikt, at vi er en Geopark. Vi skal profilere os langt skarpere i forhold til de kandidater, vi gerne vil trække til kommunen.”
Ligesom hos andre udkantskommuner er det særligt de højtuddannede akademikere, det kniber med at få fat på. Derfor besluttede kommunen sig for halvandet år siden, for en ny kompetencestrategi:
”Vi fandt ud af, at det ikke kun haltede med at tiltrække de rigtige – vi var også for dårlige til at forstå, hvad det var, vi havde brug for fremadrettet, særligt på lederposterne i kommunen. Når en leder forlod en stilling, genbesatte vi den ofte uden at foretage en grundig analyse af, hvor området var på vej hen, og hvilke kompetencer det ville kræve. Men det er dyrt at ansætte den forkerte leder.”
Dyrt at ansætte den forkerte
Kirsten Markvardsen valgte HR-ON for at frigøre ressourcer. Ressourcer der i stedet skal sikre, at de fik de rigtige ledere og medarbejdere til deres stillinger:
”Jeg kan ikke fortælle dig, hvor meget jeg har sparet, men det er rigtig mange ressourcer på hver stilling fra publicering af annoncer i diverse kanaler til håndtering af ansøgninger, deling med ansættelsesudvalg, screening, autobekræftelse, arkivering – for slet ikke at snakke om det kæmpe copy-paste-arbejde, når vi skulle sende afvisninger ud. Vi ansætter over 100 om året, så vi har brugt en del timer på administration.”
Når alt relateret til en stilling samlet i ét view, kan ansættelsesudvalget løbende læse og vurdere ansøgningerne. Udover det, har de også et konstant overblik.
”Når vi mødes i et ansættelsesudvalg nu, så er udvalget langt bedre forberedt, de har nemlig kunnet læse og rate ansøgningerne løbende og har ikke skullet forholde sig til 100 profiler på en weekend.”
I udvalgene bliver det hurtigt klart undervejs, hvilke der er favoritprofilerne, og de bliver så diskuteret løbende på platformen.
”En leders vigtigste opgave er at ansætte de rigtige, men førhen tog de ikke rigtig opgaven alvorligt. Med den nye kompetenceafdækning og den nye platform har ansættelsesudvalgene fået et overblik og nogle muligheder, der har øget engagementet markant.”
Social rekruttering er vejen frem
Rekrutteringsopgaven er under forandring, og det gælder om at være til stede og i dialog dér, hvor kandidaterne er; nemlig de på sociale medier. Det er alle tre chefer enige om. Direktør Michael Folmann spår:
”Der er ingen tvivl om, at vi i stadigt stigende grad vil udnytte de mange data på de sociale medier. Det gør vi for at screene både aktive og passive kandidater, fremfor at bruge processen med annoncering og ansøgninger. Det var afgørende for os, at løsningen vi bygger vores rekrutteringer på, både havde den nødvendige fleksibilitet og samtidig var skalérbar. I mine ni år i denne her branche har jeg aldrig oplevet et mere effektivt værktøj end HR-ON.”
