Medarbejdertrivsel i omskiftelige tider

Vi er vant til en hverdag, hvor vi ønsker flere timer i døgnet til utallige opgaver. Til tider kan det føles tungt at komme i gang med ugens opgaver, og man ved sjældent, hvor man skal starte. Især når man arbejder i en virksomhed, kan man blive overvældet af papirstakken på skrivebordet. Her er det vigtigt at spørge sig selv, om man udnytter sit mest effektive potentiale i sit arbejdsliv. Koordinerer og planlægger man nok, så opgaverne er nemmere og mere overskuelige? Ofte vil svaret være nej. FranklinCovey og HR-ON har derfor udarbejdet løsninger til, at virksomheder og enkeltpersoner kan få en mere effektiv og balanceret hverdag. FranklinCovey er en konsulentvirksomhed, som fokuserer på at kreere en sund og resultatorienteret kultur. Heriblandt på arbejdspladsen. De besidder en ekspertviden inden for blandt andet produktivitet og ledelsesudvikling.

Effektivitet og trivsel på arbejdspladsen er afgørende for en virksomheds succes. Det handler om at skabe balance for at udvikle den bedst mulige trivsel. Dog er det ikke en let opgave, da forbedret trivsel kræver øget fleksibilitet, hvor nøglen til succes er planlægning og koordinering. Det handler om at være bevidst om, hvad man bruger sin tid på samt hvordan. Første skridt mod effektiv selvledelse er at fokusere på sine vigtigste vaner. Dette giver et udgangspunkt for, hvor man skal starte for at begynde sin personlige udvikling. Dette er især vigtigt efter uventede situationer som Corona, hvor rammerne for arbejdspladsen ændrede sig markant. Det skiftende arbejdsmiljø forandrede måden, man arbejdede på, hvor man blev nødsaget til at koordinere dagen efter rammerne.

 Det er her, at de syv gode vaner kommer ind i billedet. Stephen R. Covey har skrevet bogen ”7 Gode Vaner”, som guider henimod en mere effektiv hverdag, hvor uoverskuelighed ikke er en dominerende faktor. Det handler om at arbejde med sig selv, så man kan blive en bedre leder, medarbejder og hverdagsmenneske. Det er et princip, hvor man starter forandringerne indefra med sig selv og for at se forandringer udefra. Endvidere bidrager De 7 Gode Vaner med at skabe en arbejdsplads, hvor trivsel er et koncentreret element. Især når rammerne for arbejdspladsen skifter. 

De 7 Gode Vaner bygger på nøglekoncepter såsom modenhedsskalaen og ændring af vaner. Det førstnævnte nøglekoncept, modenhedsskalaen, er en skala, som viser, hvilke niveauer man opnår ved at implementere vanerne i sin hverdag og i sit arbejdsliv. Den giver et overblik over, hvor man er i sin proces, samt hvad de forskellige vaner fokuserer på. Her er målet at gå fra at være afhængig af andre til uafhængighed. Det andet nævnte nøglekoncept fokuserer på, hvordan man ændrer sine gamle vaner og principper til at opnå en balanceret hverdag. Ved brug af De 7 Gode Vaner undgår man reaktiv adfærd, som ikke bidrager til hverken din arbejdsplads eller dit hverdagsliv.

Læs mere om bogen De 7 Gode Vaner her. 

Denne artikel vil gennemgå vane et og tre i forhold til, hvad de er opbygget af, samt hvad de handler om. For nærmere interesse kan man høre om resten af vanerne i FranklinCoveys workshop, hvor man i selskab med sine kolleger kan opnå ønskede resultater på ens arbejdsplads og hverdag. Første skridt mod effektiv selvledelse er at fokusere på sine vigtigste vaner. Dette giver et udgangspunkt for, hvor man skal starte for at starte sin personlige udvikling.

Den første vane handler om at tage personligt ansvar for sit eget liv. Det lyder enkelt, men i enhver situation, som man står overfor, har man et valg om at være proaktiv. Dog har vi en tendens til at tage beslutninger ud fra følelser og omstændigheder i vores fysiske miljø frem for selvstændige værdier. Dette kan være skadeligt for ens relationer og virksomheds performance, da vigtige beslutninger bliver taget ud fra ukontrollerede forhold.

Spørgsmålet er bare, hvordan kan man tage styringen tilbage og leve et mere proaktivt liv? Det første skridt er at tænke og reagere ud fra ens indre principper og værdier, så man kan opnå ønskede resultater. Her handler det om at stoppe op, før man reagerer og se indad. Man kan spørge sig selv om, hvilken påvirkning ens reaktive adfærd har på sine relationer samt sine kompetencer for at opnå bedre resultater. På den måde kan man identificere problematikker ved ens adfærd, som sætter en stopper for ens potentiale og udvikling. Dernæst kan man reflektere over, hvilken effekt man vil have med hensyn til én selv, sine relationer og sine muligheder for at opnå den ønskede udvikling. Yderligere er det en god idé at vurdere, om ens reaktion er den mest hensigtsmæssige, samt hvad man kan gøre for at reagere på en mere hensigtsmæssige måde næste gang. Ved disse ovenstående trin kan man definere sine stopklodser, når det kommer til ens adfærd.

Til ens proces henimod at blive mere proaktiv, har man et hjælpeværktøj til, når man står i en problematisk situation. Det er, hvad Covey kalder indflydelsescirklen. Den består af en ydercirkel og en indercirkel. Ydercirklen kaldes bekymringscirklen, hvilket repræsenterer bekymringer, som man ikke kan gøre noget ved. Modsat repræsenterer indercirklen bekymringer, som man kan gøre noget ved. Den kan hjælpe med at identificere, hvad man bruger ens energi på at koncentrere sig om i ens hverdag – både i ens arbejds- og privatliv. På den måde kan man se, hvilke bekymringer man kan kontrollere, og hvilke man ikke kan. Dette er afgørende for ens proaktivitet. Bruger man al ens energi på elementer, man ikke kan gøre noget ved, er man ikke effektiv. For at udvikle sig på dette punkt kan man reflektere over, hvilke bekymringer der tilhører hvilken del af cirklen. Dernæst bør man reflektere over, hvordan man kan gøre en forskel i relation til sine bekymringer og på den måde kan fokusere på bekymringer, man kan gøre noget ved og dermed løse dem.

Sidste skridt i vane nummer et er at videreformidle sine effektive vaner samtidig med, at man udtrykker en positiv adfærd. Her handler det om at være et forbillede for den gode adfærd, især hvis man er leder. Dette vil bidrage til trivsel på arbejdspladsen samt bryde med den reaktive adfærd, som sætter en stopper for effektive resultater. I dette trin kan man reflektere over, hvilke vaner, man vil videregive, samt hvem der skal modtage dem. På den måde formår man at blive en effektiv mønsterskaber. Igennem alle de ovenstående skridt kan man blive bedre til at imødekomme udfordringer og løse dem, som man kan kontrollere.

Som overskriften antyder, handler vane nummer tre om at have et personligt planlægningssystem. Altså om at prioritere og udføre de opgaver, som er vigtigst. Det er her, at den udarbejdede selvstændige vilje kommer i spil og bliver sat i en effektiv styring af ens hverdag. Ofte har vi det med at bruge vores tid på de opgaver, som haster mest. Dog kan det skabe en stresset arbejdsdag, hvor man bliver påvirket af pressede situationer. I stedet for er det vigtigt at prioritere de opgaver, som har mest betydning. Ligesom i vane nummer et kræver det implementering af nye vaner for at kunne realisere sine mål.

Første skridt i vane tre er, at man skal have fokus på sine vigtigste opgaver. Samtidig er det afgørende at nedprioritere eventuelle opgaver, som ikke er vigtige. På den måde får man defineret, hvilke opgaver som skal prioriteres. Yderligere er det en god idé at planlægge hver uge, så man ved, hvilke opgaver man skal tage sig til. Ved en ugeplan sikrer man at holde sig på stien, så man ikke ryger af sporet. Dog vigtigst af alt, er det afgørende, at man forbliver tro mod sig selv på trods af fremtidige udfordringer. At holde ved sine beslutninger og sin plan er vigtigt for at undgå reaktiv adfærd, som ikke er brugbar i sin hverdag.

I forhold til at fokusere på sine vigtigste prioriteter er der udarbejdet en tidsstyringsmatrice, som hjælper med at identificere, hvor ens energi ofte bliver brugt henne. Den er bygget op med fire kvadrater, hvor hvert kvadrat repræsenterer, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt med hensyn til hverdagens opgaver. Mennesker har det med at reagere på hastesager og nedprioritere de vigtige opgaver, fordi det kræver handling og initiativ for at få opgaverne fuldført. Faktisk fremhæver De 7 Gode Vaner, at mennesker bruger 90% af deres tid i Q1 (Covey, 2019), der indebærer aktiviteter som kriser og problemer. Problematikken ved at befinde sig i Q1 er, at den bliver større, hvor til sidst det vil overvælde én og slå én ud. Dette vil ikke resultere i andet end stress og en følelse af udbrændthed. Derfor anbefales det, at man bevæger sig hen imod Q2, som repræsenterer opgaver, der er vigtige, men ikke haster. Dette er opgaver som for eksempel at opbygge relationer eller at motionere. Hvis man befinder sig i Q2, vil man opnå en mere balanceret hverdag med en ekstraordinær produktivitet. For at nå derhen skal man tage et aktivt valg og identificere, hvor i tidsstyringsmatricen man befinder sig. Yderligere kan man reflektere over, hvilke konsekvenser det bringer at befinde sig i den kvadrat, man er i.

Derudover kan tidsstyringsmatricen også benyttes til at eliminere opgaver, som ikke er vigtige. Det er her, at Q3 og Q4 kommer i spil. Disse kvadrater er under kategorien ikke-vigtig, hvor Q3 er under, ’haster’ og Q4 er under ’haster ikke’. Hvis man bruger sin energi i en af disse kvadrater, er man ikke effektiv, fordi uanset hvor meget opgaverne haster, så er de ikke vigtige. Aktiviteter i Q3 er distraktioner fra andre opgaver, som burde prioriteres. Eksempelvis at tjekke mails. Q4 er spild og nytteløst arbejde, som skaber ingen resultater. For at opnå en mere effektiv hverdag, skal man identificere sine aktiviteter i Q3 og Q4 og eliminere dem fra sin ugeplan. Derudover er det en god idé at identificere, hvad der afholder en fra at udføre de vigtigste prioriteter. Endvidere kan man bruge dem til at holde sig til hverdagens vigtigste opgaver i fremtiden. 

Hvis disse trin udføres bevæger man sig mere imod et større udbytte af ens tid og energi. Det er en personlig proces, hvor man bliver bedre jo mere, man øver sig på at implementere de syv vaner i sin hverdag. Endvidere undgår man at bruge sin energi på spildt arbejde og unødvendige opgaver, som skaber en presset hverdag. På den måde får man mest ud af sin produktivitet.

Spørgsmålet er her, hvorfor man skal bruge sin tid på at implementere disse vaner i sit arbejds- og privatliv. Det kan nemlig virke som en lang rejse. Ændring af vaner kan være en kæmpe udfordring, da det kræver en fokuseret indsats, som ofte nedprioriteres. Dog er det sådan, at vores vaner afgør, hvor effektivt man kan skabe ideelle resultater.

En af de første årsager til at implementere De 7 Gode Vaner i sin hverdag er at skabe en arbejdsplads, hvor alle trives. Trivsel er en vigtig del af arbejdsmiljøet, fordi det skaber effektivitet. Det bidrager med tryghed og tillid på arbejdspladsen. Jo bedre trivsel, der er på arbejdspladsen, jo bedre resultater kan en virksomhed opnå på en langsigtet basis. Derudover bliver ens livskvalitet højere, når man befinder sig på en arbejdsplads, hvor man trives. Det giver en motiverende arbejdslyst, hvilket har en påvirkning på fastholdelse af medarbejdere til arbejdspladsen. Samtidig bidrager det til øget produktivitet blandt medarbejderne, lavere sygefravær og lavere omkostninger med hensyn til rekruttering, da der vil være færre jobskifte. På den måde kan virksomheden benytte sine ressourcer andre steder, som er mere givende. 

Læs mere om rekruttering her.

Derudover handler det om at kunne lede sig selv samtidig med, at man kan lede sig selv gennem andre. Igennem De 7 Gode Vaner lærer man, hvordan man skal forholde sig til sig selv, hvilket er brugbart når man skal kunne lede andre. Eksempelvis hvis man er leder er det vigtigt at kunne reflektere over sine ledelsesmetoder, samt hvordan de kan udvikles. Dette giver en fælles referenceramme og medfører nogle ændringer i kulturen, som sørger for at medarbejderne trives bedst. Dog er det i sidste ende op til en selv om man vil implementere de syv gode vaner i ens hverdag. Spørg dig selv om du vil have større indflydelse på din egen personlige udvikling for at opnå en mere proaktiv adfærd. Som nævnt er det en lang rejse, dog behøver man nødvendigvis ikke at stå alene. Der er nemlig mulighed for at benytte værktøjer, som kan hjælpe én lidt på vej. 

HR-ON har udviklet HR-ON Staff, som giver mulighed for automatisering af opgaver på et organisatorisk niveau. Programmet giver mulighed for at få et overblik over, hvilke opgaver man skal prioritere i sin hverdag. Det er den optimale HR-løsning for både private og offentlige virksomheder, der har mellem 50-500 ansatte, uanset hvilken branche de befinder sig i. Samtidig hjælper programmet med at kunne opbevare stamdata sikkert, automatisere administrative arbejdsgange og være et behjælpeligt værktøj til pre- og onboarding af medarbejdere. På den måde kan man opnå en mere effektiv og organiseret hverdag, hvor stress og udbrændthed ikke er dominerende.

Book en demo til HR-ON Staff her

Med De 7 Gode Vaner og HR-ON Staff ved hånden har man mulighed for at opnå den mest effektive arbejdsplads, hvor alle medarbejdere trives. Især i omskiftelige tider. I sidste ende vil det drage hen til ønskede resultater og opnåelse af mål, hvor en virksomheds ressourcer kan bruges på den mest effektive måde.