Centralt overblik, decentral tilpasning og professionalisme.
Nogenlunde sådan kan rekrutteringspraksissen i kommunerne Køge, Gentofte, Odsherred og Lyngby-Taarbæk karakteriseres.
Fælles for de fire kommuner er også, at HR-ONs cloudbaserede e-rekrutteringssystem indgår som en vigtig brik i deres rekrutteringsstrategi.
Decentral tilpasning – et absolut must
En kommune er en kompleks og mangelaget organisation bestående af vidt forskellige faggrupper. Af samme grund er der blandt de fire sjællandske kommuner bred enighed omkring, at decentralisering af rekrutteringsopgaven er en nødvendighed:
”Der er stor forskel på, om du skal ansætte en SOSU-medarbejder, en skolelærer eller en IT-mand. Derfor har vi differentierede prioriteringer tilpasset de enkelte afdelinger,” fortæller Lene Kristiansen, der er HR-konsulent i Køge Kommune.
Også Kirsten Markvardsen, HR-Chef i Odsherred Kommune, finder det afgjort nødvendigt, at rekrutteringerne varetages af decentrale ansættelsesudvalg ude i de forskellige afdelinger. På samme tid prioriterer hun højt, at der er rød tråd i kommunens samlede rekrutteringsprocesser:
”I Odsherred Kommune arbejder alle ansættelsesansvarlige ud fra den samme centralt besluttede strategi, og alle bruger HR-ONs system. Det drejer sig overordnet set om strømlining og om, at vi skal være professionelle i vores rekruttering,” udtaler hun.
Succes med hver sin implementeringsstrategi
Selvom de fire kommuner bruger det samme IT-system, har de valgt at gribe implementeringen af systemet an på forskellig vis. I Gentofte Kommune befinder de sig lige nu midt i implementeringens sidste fase:
”Vi går frem efter en organisk implementeringsstrategi, hvor vi lader det sprede sig som ringe i vandet frem for at slå på tromme over, at alle skal bruge systemet. Det gør vi, fordi at medarbejderne skal have en god oplevelse. Det ser ud til at virke, for vi har en konstant, men håndterbar, strøm af medarbejdere, der selv efterspørger at komme til at bruge det,” fortæller HR-proceschef Michael Bierbaum.
Lyngby-Taarbæk Kommune kom i gang med at bruge systemet ved hjælp af guidelines, navigationssedler og oprettelse af en gruppe superbrugere, mens de i både Køge og Odsherred Kommune introducerede medarbejderne til HR-ON ved at afholde interne kurser:
”Da vi startede op med HR-ON, holdt vi et lille administrativt kursus. Nu har vi dannet en superbrugergruppe, som to af mine kollegaer i dag superviserer, og som de øvrige brugere altid kan komme i kontakt med, hvis de har brug for hjælp,” fortæller Kirsten Markvardsen, HR-Chef i Odsherred Kommune, hvor alle rekrutteringer skal håndteres igennem systemet:
”På den måde møder vi ansøgeren ens, uanset hvor i kommunen, han eller hun søger. Det drejer sig også om branding og om vores rygte udadtil. Hvis en ansøgning ikke håndteres ordentligt, så får ansøgeren et dårligt indtryk og har nok ikke lyst til at søge en stilling hos os en anden gang. Det er mig meget magtpåliggende, at der er ordenhed i denne her opgave. i.”
Man behøver ikke at være IT-nørd
For mange medarbejdere kan skiftet til et nyt IT-system være forbundet med en vis usikkerhed. Dette har også været tilfældet i de fire kommuner. Men kun til en start:
”Nogle af medarbejderne har på forhånd haft tvivl omkring deres egne IT-kundskaber, men de har nu hurtigt fundet ud af, at de godt kan det her. Når et system er så velfungerende som HR-ON, så snakker folk sammen og giver hinanden lyst til at bruge det, ” fortæller HR-proceschef Michael Bierbaum fra Gentofte Kommune.
Samme oplevelse har Lene Kristiansen fra Køge Kommune haft: ”Dem, der bruger det første gang, de er typisk lidt usikre på, om de kan finde ud af det. Når vi så har siddet sammen, og de har fået vist systemet, så klapper de i hænderne og siger ”hvorfor sagde du ikke bare det?””.
På samme vis har implementeringsbarriererne været overkommelige for Lyngby-Taarbæk Kommune: ”Et nyt system kræver altid lidt vejledning, men alt har stort set kunnet løses – ikke mindst i kraft af stor lydhørhed og hjælpsomhed fra supporten i HR-ON,” fortæller udviklingskonsulent Ulla Petersen, som tilføjer:
”Efter nu at have benyttet HR-ON i et år, har vi netop afsluttet en lille brugerundersøgelse, der klart viser tilfredshed med systemet.”
Tid til opgaver, der kalder på større kreativitet
Gennem HR-ONs system er alle rekrutteringsprocesser automatiserede, og hele ansættelsesudvalg kan tilgå de samme dokumenter på én fælles platform i skyen.
Som udviklingskonsulent oplever Ulla Petersen fra Lyngby Taarbæk Kommune, at dette har gjort hendes arbejde lettere: ”Det er meget nemmere at vejlede medarbejderne, når alle i kommunen arbejder med det samme system.”
I Gentofte Kommune har automatiseringen ligeledes haft mærkbar betydning for rekrutteringspraksissen, fortæller HR-proceschef Michael Bierbaum:
”At skulle rekruttere er blevet en helt anderledes og mere positiv opgave for vores medarbejdere. HR-ON har frigivet noget energi og arbejdsglæde, som vi nu anvender på mere udfordrende områder, der kalder på større kreativitet.”
