3 tips: Tag genvejen til den gode MUS samtale som HR-medarbejder
Er det den tid på året, hvor kalenderen siger den årlige MUS? En medarbejderudviklingssamtale er oplagt at holde i forbindelse med årsskiftet, og du kan som HR-ansat sætte fokus på at iværksætte nye tiltag og skue fremad.
MUS, udviklingssamtale, trivselssamtale, MUS samtale… kært barn har mange navne. Men overordnet set er MUS en årlig dialog mellem medarbejderen og dennes leder for at evaluere trivslen samt at tage en snak om opgaver, udviklings- og ansvarsområder.
Og som HR-medarbejder kan du gøre en stor forskel for at hjælpe både leder og medarbejder. Det gælder både før og efter MUS.
MUS er en oplagt mulighed for at lægge en plan for medarbejderens fremtid i virksomheden, så både medarbejderen og lederen er indforstået med, hvilken retning der skal udstikkes. Men hvilke step er vigtige for dig i HR, når det er tid til MUS? Få 3 tips til at komme godt omkring den gode MUS.
Tip 1 til dig som HR-medarbejder: Sæt rammen med et MUS samtale-spørgeskema
Hvis rammen for MUS er sat, gør du det nemmere for medarbejderen og lederen at forberede sig. Det kan du gøre ved at lave et spørgeskema med spørgsmål, som medarbejderen skal svare på forud for MUS. Med et digitalt spørgeskema har lederen mulighed for at orientere sig om svarene. Det giver et godt afsæt for dialogen, at både lederen og medarbejderen er forberedt på, hvad der fylder for medarbejderen.
Ligesom du sikkert kender det fra andre spørgeskemaer, fungerer det bedst i et MUS-spørgeskema at bruge åbne hv-spørgsmål. Det kan fx være:
- Hvad skal der til, for at du trives på en arbejdsplads?
- Hvad er dine stærkeste kompetencer?
- Hvordan ønsker du at udvikle dig?
- Hvor ser du dig selv om et år?
Med HR-ON Staff kan du oprette et digitalt spørgeskema med værktøjet Engagement Builder. Spørgeskemaet kan bruges igen og igen af alle medarbejdere, og du kan derfor forberede et generisk spørgeskema. Det er også muligt at tilpasse spørgsmålene til den enkelte, hvis der er brug for det.
Samtidig er denne type spørgeskema nem for medarbejderen at sidde og udfylde i ro og mag fra sin computer, tablet eller smartphone, og lederen kan efterfølgende tilgå svarene og skrive kommentarer, som det ses i følgende eksempler på et MUS-spørgeskema, der er bygget op i HR-ON Staff.
Tip 2 til dig som HR-medarbejder: Automatisér MUS samtalerne
Uanset hvor stor eller lille din arbejdsplads er, kan det være en hjælp at automatisere MUS-processen og gentage den år for år. Dermed behøver du ikke opsætte MUS-processen fra bunden igen og igen – du kan blot arbejde videre på sidste års MUS-proces og justere den. Du kan finde inspiration til en strategi for MUS-processen i MUS-hjulet her.
Med HR-ON Staff kan du ikke alene lave et spørgeskema, du kan også bestemme, hvornår spørgeskemaet skal sendes og lade systemet sende det automatisk på den dato og det klokkeslæt, du ønsker. På den måde automatiserer du processen mest muligt.
Derudover er det også muligt at lægge selve indkaldelsen til MUS mellem lederen og medarbejderen ind i en proces, så mødeindkaldelsen bliver sendt, uden du behøver klikke den af sted, og du dermed sparer tid ved at automatisere så meget som muligt.
Den automatiserede proces gør, at hverken du, lederen eller medarbejderen risikerer at misse opgaver i relation til MUS. Samtidig bliver samtlige MUS i jeres virksomhed ensartede, så alle har samme udgangspunkt for de forskellige emner, samtalen kan omhandle.
Tip 3 til dig som HR-medarbejder: Sum det hele op med en fælles konklusion
En af de vigtigste opgaver i forbindelse med en MUS er selve opsamlingen – eller konklusionen om du vil – når alle svarene i spørgeskemaet er gennemgået. Det er nemlig i opsamlingen, hvor lederen og medarbejderen bliver enige om, hvordan målene skal nås, og dermed også, hvem der har ansvaret for de forskellige punkter.
I HR-ON Staff kan du også sætte rammerne for den sidste del af en samtalen. Det kan du ved at bruge værktøjet Engangement Builder til at bygge MUS-spørgeskemaet. Derudover er det muligt for lederen at skrive kommentarer til medarbejderens svar, ligesom at parterne kan sidde sammen og lave en opsamling i slutningen af MUS samtalen. Dette kan laves om til et dokument, der kan ligge på medarbejderens profil i HR-ON Staff, så det altid er muligt at tilgå for både lederen og medarbejderen.
På den måde er det nemt at samle op fra sidste MUS samtale-emner og tage en status på, hvor langt de enkelte tiltag er med at blive effektueret.
FAQ: Hvad er en MUS samtale (medarbejderudviklingssamtale)?
Hvad består en god MUS af?
En medarbejderudviklingssamtale (MUS samtale) består af spørgsmål, der vedrører medarbejderens trivsel og faglige udvikling på arbejdspladsen. Det er lederen og medarbejderen, der tager dialogen en gang om året.
Hvor tit holder man MUS?
Der er ikke nogle standarder for, hvor tit man skal holde MUS, men det er typisk en gang om året, at det er oplagt at holde en medarbejderudviklingssamtale.
Hvem deltager typisk i en MUS-samtale?
I en MUS deltager medarbejderen og dennes leder. Det kan være HR-medarbejderen i virksomheden, der laver al forarbejdet til samtalen – altså udformer spørgeskemaer, indkalder til mødet mellem parterne og sørger for, at dokumenterne gemmes som en del af medarbejderens stamdata.
Hvad er forskellen på MUS og trivselssamtale?
MUS står for MedarbejderUdviklingsSamtale. Det kaldes også for en trivselssamtale, da man i en MUS typisk kommer omkring spørgsmål, der vedrører medarbejderens trivsel på arbejdspladsen.
Hvordan forbereder man sig til MUS?
For at forberede sig bedst muligt til en MUS som medarbejder, kan man svare på spørgsmål i et spørgeskema, som vedrører de emner, lederen ønsker, man skal vende til samtalen. På den måde er man forberedt på samtalen.
