Alt du skal vide om engagement surveys i 2022 + eksempler

Alt du skal vide om engagement surveys i 2022 + eksempler 1200 628 HR-ON

Alt du skal vide om engagement surveys i 2022 + eksempler

Der er mange gode måder at engagere medarbejdere på, eksempelvis med de nye digitale værktøjer. I er måske allerede stødt på interessante muligheder som engagement surveys eller company surveys? Det er redskaber, der giver jer i HR adgang til data, informationer og holdninger fra og om jeres medarbejderne. Det kan i nogle tilfælde være brugbar viden fra jeres medarbejdere, om hvordan de går og har det, som I måske ellers ikke ville kende til. Men der er også andre spændende muligheder med engagement surveys, som vi vil gennemgå her. 

Hvad er en engagement survey?

Helt kort er en engagement survey et online spørgeskema, I kan sende til medarbejderne. På den måde har I en meget enkel metode til at afdække trivslen i organisationen. Spørgeskemaet kan eksempelvis indeholde spørgsmål forud for en trivselssamtale, så parterne har nogle stikord at tale ud fra, når selve samtalen foregår.

Husk at følge op på surveys

Når I sender spørgeskemaer ud, er det vigtigt at lægge tid ind i kalenderen til at følge op på de svar, der kommer. Måske er der indikationer på, at trivslen halter i nogle teams og afdelinger, og så er det tid godt givet ud, at I kan handle på den viden og undersøge udfordringerne mere i dybden. 

Det er ikke sikkert, det er jer i HR, der skal eller kan løse det eventuelle problem, men I har adgang til de resultater, der indikerer, at noget er ude af trit, og derfor bør I som minimum videreformidle det til den af jeres kolleger, der skal handle på det. 

Dette bakkes også op af undersøgelser. Blandt andet viser en undersøgelse fra Salesforce, at medarbejdere der føler, de bliver hørt, har 4,6 gange større sandsynlighed for at yde deres bedste på arbejdet. Samtidig viser en undersøgelse fra Gallup, at de arbejdspladser der dernæst handler på de resultater, et spørgeskema giver, sandsynligvis får dobbelt så engagerede medarbejdere, end hvis der ikke sker en opfølgning.

Opdatér let medarbejdernes informationer

Hos HR-ON har vi udviklet en feature, vi kalder Engagement Builder, som er vores svar på et værktøj til engagement surveys. Det er en feature, I finder i HR-platformen HR-ON Staff. Med Engagement Builderen kan I nemt bygge jeres helt egne spørgeskemaer og se svarene direkte på platformen. Der dannes automatisk overskuelige grafiske visninger af svarene, som I kan præsentere ved en eventuel fremvisning. 

Men Engagement Builderen er faktisk meget mere end et værktøj til at lave spørgeskemaer. I kan også bruge Engagement Builderen til at indhente medarbejdernes oplysninger, så de automatisk registreres på den enkeltes stamkort på jeres HR-platform. På den måde vedligeholder I let alle de informationer, I har brug for om medarbejderne. Samtidig er det nemt at sørge for, at oplysningerne er aktuelle. Alt dette klares helt uden, at I er nødt til at sidde og taste detaljerne om den enkelte medarbejder ind selv. Dermed frigøres tid, så I kan bruge ressourcerne bedst muligt på andre opgaver.

Brug Engagement Builder til MUS

En engagement survey er også meget oplagt at bruge til medarbejderudviklingssamtaler (MUS). I HR-ONs Engagement Builder er der indbygget features, som er tilpasset MUS, hvilket gør, at I let kan koble både nærmeste leder og den pågældende medarbejder på. På den måde kan begge parter tilgå materialet både hver for sig og sammen. Det er muligt for medarbejderen at udfylde spørgsmålene i ro og mag, og lederen kan dernæst læse svarene samt skrive noter. 

Alle informationer, der hører til nuværende og tidligere skemaer, bliver gemt på medarbejderens stamkort og kan derfor hurtigt findes frem igen, når I får brug for det. Samtidig er det nemt at opsætte, hvis I ønsker en ens og strømlinet tilgang på tværs af afdelingerne i jeres virksomhed, ligesom det er muligt at lave forskellige versioner for hver afdeling. Selve arbejdet med opsætningen behøver I kun at gøre én gang, hvorefter I kan genbruge den konkrete Engagement igen og igen.

Inkludér video og billeder

Foruden de ovennævnte eksempler kan I også bruge HR-ONs Engagement Builder til at sende meddelelser ud til medarbejderne. Det kan være meddelelser, der fylder mere, end I normalt blot ville sende på e-mail eller via Slack eller anden intern kommunikationsmiddel.

Det kan være meddelelser, hvor I ønsker at indsætte billeder eller en kort video som eksempelvis til pre- eller onboarding af en ny medarbejder. Her er Engagement Builderen oplagt at bruge, da I nemt kan sætte det op, lige som I ønsker.

Helt lavpraktisk kan I også bruge featuren til invitationer til sommerfesten, julefrokosten eller jeres kollegas jubilæum. Mulighederne er mange, og det er blot at få idéen, og dernæst kan I nemt eksekvere jeres næste engagement survey med Engagement Builder trygt i ryggen.

Sådan kan I også bruge Engagement Builderen: Få et unikt indblik i hvordan Martinsen Rådgivning & Revision opstarter trainees

Der er mange smarte måder at bruge værktøjet Engagement Builder fra HR-ON på. En af dem er til at sende informationer ud til nye medarbejdere, der endnu ikke er startet hos jer, så de på den måde bliver godt forberedt til første arbejdsdag.

Inden for HR er det vel efterhånden en kendt sag, at en god onboarding af nye medarbejdere er nærmest altafgørende for, at medarbejderne får en optimal start. Og som I kan læse i dette indlæg, er der også større sandsynlighed for at fastholde medarbejdere på længere sigt, hvis de har gennemgået en grundig og gennemtænkt onboarding.

De seneste par år har begrebet preboarding også sneget sig ind i flere HR-afdelinger. Det er muligt at “preboarde” en ny medarbejder i den tid, der går fra, at vedkommende har underskrevet kontrakten, og frem til at medarbejderen har første arbejdsdag. Det giver god mening at prioritere preboarding på samme måde som onboarding, især hvis forløbet tidsmæssigt strækker sig over flere måneder.

Skab et trygt forløb inden opstart med preboarding

En af de virksomheder der bruger preboarding i det daglige, er Martinsen Rådgivning & Revision – også blot kaldet Martinsen. Som kunde hos HR-ON har rådgivnings- og revisionsvirksomheden taget et helt særligt værktøj til sig, når det kommer til at skabe en tryg og oplysende opstart for nye trainees, inden de starter i forløbet. 

Det værktøj er den såkaldte Engagement Builder, som er udviklet af HR-ON. Der er flere måder at anvende Engagement Builderen på, og en af dem er til preboarding, som Martinsen benytter sig af. Det fortæller Charlotte Mølgaard Hansen fra Martinsen:

“Vi har trainees, og nogle af dem skriver kontrakt over seks måneder før, at de egentlig starter. Så der har vi simpelthen lavet nogle engagement, som vi sender ud løbende.”

Indhenter brugbare informationer

Med Engagement Builderen kan Martinsen både byde velkommen til de nye trainees og holde kontakten ved lige, indtil opstartsdagen oprinder. På den måde understøtter Martinsen, at deres kommende medarbejdere bliver oplyst om relevante informationer om ansættelsesforholdet, arbejdspladsen og detaljer om forløbet. 

Derudover har virksomheden mulighed for at skabe en god relation til de nye trainees. Martinsen benytter sig – foruden at sende informationer – også af, at “aspiranterne” kan svare på spørgsmål i Engagement Builderen, som vist på billedet her.

martinsen engagement builder 1

På den måde er arbejdet med at indsamle oplysninger fra de nye trainees også gjort let for Martinsen, da alle informationer registreres direkte på de enkelte personers stamkort i HR-ON Staff. HR-medarbejderne behøver dermed ikke taste det manuelt ind fra en mail, sms, telefonopkald eller hvordan oplysningen ellers kunne være kommet i hus. Det hele sker automatisk, når den enkelte person tilgår den tildelte Engagement Builder og svarer på spørgsmålene.

martinsen engagement builder 2

Kan genbruges igen og igen

Skabelonen kan ovenikøbet nemt tilpasses, hvis der er ændringer fra et forløb til det næste. Desuden kan det hele tilkobles på en proces og køre helt af sig selv, når først de rette personer er registreret på virksomhedens konto i HR-ON Staff. Dermed er der mange timers arbejde sparet.

Foruden fordelen for Martinsen med at det nye hold af trainees løbende får relevante informationer fra deres kommende arbejdsgiver i den periode, der går fra ansættelse til opstart – og vice versa – er der også en anden fordel. Nemlig den at virksomheden kan genbruge skabelonen for den specifikke Engagement Builder igen og igen. 

martinsen3
martinsen4

Klar til HR-ON Staff?

Skabelonen kan ovenikøbet nemt tilpasses, hvis der er ændringer fra et forløb til det næste. Desuden kan det hele tilkobles på en proces og køre helt af sig selv, når først de rette personer er registreret på virksomhedens konto i HR-ON Staff. Dermed er der mange timers arbejde sparet.

Er du nysgerrig efter at finde ud af, hvilke muligheder du får med HR-ON Staff? Book din gratis demo i dag og få en gennemgang af hele systemet og Engagement Builder.