5-trins guide: Sådan kan du som HR-ansvarlig modarbejde stress i virksomheden

Det er arbejdsgiverens ansvar at forebygge langvarig stress på arbejdspladsen. Men alle ansatte spiller en rolle, og det gælder særligt HR. Arbejder du i HR? Så læs med her og bliv klædt på til fem trin til at modarbejde stress i virksomheden.

Stress er en belastningstilstand og en ubalance, der både kan opleves psykisk og fysisk. Alle kan opleve stress, men der er forskel på den kortvarige og langvarige af slagsen. Hvor kortvarig stress har en tidsbegrænset varighed, og derfor overstås relativt hurtigt og ligefrem kan være stimulerende, er langvarig stress derimod ødelæggende og kan føre til sygdomme. 

Stress kan opstå af mange årsager, og er som udgangspunkt noget, der dukker op, når ydre eller indre krav er større end de ressourcer, den enkelte oplever at have. Så med andre ord: når kravene til en person overstiger ressourcerne, kan det føre til stress. Det gælder både for situationer i privatlivet såvel som på arbejdspladsen.

Og her kommer HR ind i billedet. Det er arbejdsgiverens pligt at forebygge langvarig stress, og her er HR en vigtig brik. Som HR-ansvarlig bør du indtage rollen som arbejdspladsens videnkatalog, der ved nøjagtigt, hvordan en ramt medarbejder får den mest optimale vejledning til at håndtere stress.

En af de vigtigste opgaver, HR har i relation til at forebygge arbejdsrelateret stress er at være proaktiv og sikre, at medarbejderne trives til hverdag. Det handler både om mængden af opgaver, opgavernes indhold, personlig og faglig udvikling, det sociale samvær på arbejdspladsen samt relationen til nærmeste leder.

For at have fingeren på pulsen i forhold til, om medarbejderne trives, kan du løbende indkalde til 1:1-samtaler. Spørg ind til hvordan det går, og om mængden af opgaver er passende. Ved at tjekke ind hos medarbejderen jævnligt er det nemmere at følge med i, om vedkommende trives. 

Når en leder eller HR viser interesse og omsorg, oplever medarbejderen typisk større tryghed og sikkerhed i jobbet, og samtidig bliver det nemmere at åbne op, når tingene bliver svære. Det er i det hele taget vigtigt, at du fra HR klart kommunikerer ud, at du altid har tid til en uformel samtale, hvis en medarbejder har brug for det.

Derudover er det en god ide at understøtte en kultur i virksomheden om, at arbejde ikke er alt. Det kan du gøre ved at italesætte, når arbejdsdagen er slut og ved at minde dine kolleger om, at de skal gå hjem og lade opgaverne vente. Samtidig kan du også tage tilløb til sociale tiltag i virksomheden, så der er dage på arbejdet, hvor stemningen er mere afslappet, og alt ikke nødvendigvis handler om produktivitet i form af møder, resultater og deadlines.

Når det kommer til at forebygge stress, er det vigtigt at kende symptomer på det at være stressramt. På den måde kan du opspore noget, der er i opløb.

Kendetegnene på stress er blandt andet glemsomhed og koncentrationsbesvær. Og det kommer typisk til udtryk i forhold til at glemme aftaler i kalenderen. Derudover kan nogle medarbejdere reagere ved enten at begynde at påkræve sig mere opmærksomhed ved at tale højlydt og agere hektisk – eller helt modsat ved at trække sig ind i sig selv og undgå møder.

Samtidig kan en medarbejder, der er ved at få stress eller allerede er ramt, virke uengageret og begynde at slække på at løse opgaver. Dertil virker vedkommende ofte energiforladt, træt og mere irritabel end sædvanligt, hvilket skyldes dårlig søvn på grund af stress.

Når en medarbejder bliver ramt af stress, kan der være flere ansatte i virksomheden, som er relevante at inddrage. Og det er HR’s ansvar at holde styr på, hvem det er. Det kan være: 

• Ledelsen
• Medarbejderens nærmeste leder 
• Tillidsrepræsentanten
• Arbejdsmiljørepræsentanten

Som repræsentant for HR har du ansvar for at sætte de forskellige roller i gang samt bistå med sparring. Du bør have den relevante information klar, hvis de pågældende efterspørger retningslinjer og fremgangsmåde. Det kan du komme i forkøbet ved at sikre, at proceduren er skrevet ned. Hvem gør hvad? Hvilke værktøjer og ressourcer kan virksomheden trække på? Det kunne for eksempel være en ekstern stresscoach, hvilket vi kommer ind på herunder.

Alt efter hvilken grad af stress medarbejderen oplever, er der forskellige veje at gå i forhold til hjælp og assistance til den ramte. Hvis der er tale om længerevarende negativ stress, skal du bede medarbejderen opsøge sin læge. Det gælder, hvis vedkommende har flere af de symptomer, som Sundhedsstyrelsen nævner her som eksempelvis hjertebanken og svedeture.

Hvis du derimod bliver opmærksom på problemet tidligt, kan du hjælpe medarbejderen ved at ty til forskellige tiltag. Det kan for eksempel være ved at tilbyde vedkommende at arbejde på nedsat tid samt byde ind med samtaler ved en stresscoach. En stresscoach kan give den ramte værktøjer til at håndtere stress, og redskaber til at håndtere de udfordringer, der kan komme fremadrettet.

Du kan ligeledes assistere ved at hjælpe med at prioritere de opgaver, den ansatte har. Det kan være, at nogle af opgaverne midlertidigt skal varetages af en anden, så der er færre at fokusere på. Det fjerner noget pres, og husk at forsikre om at medarbejderen får opgaverne tilbage igen, når tiden er til det, så hjælpen ikke giver bagslag og i stedet bliver en kilde til nervøsitet om, at man er ved at blive “erstattet.”

Hvis en af dine kolleger ender med en stresssygemelding, er det vigtigt at være klar til at hjælpe vedkommende godt tilbage, når tiden er til det. Det bør foregå i et tempo, som tager fuld hensyn til den pågældende. 

Start med at tilbyde medarbejderen at komme tilbage på nedsat tid. I begyndelsen bør opgaverne være nogle, der kan løses med en længere deadline, og uden for meget afhængighed af et samarbejde med andre kolleger. 

Øg gradvist antallet af arbejdstimer og opgaver i takt med at medarbejderen får det bedre. Men vær samtidig bevidst om at opgavemængden ikke bør være den samme, som før medarbejderen blev sygemeldt, så vedkommende undgår at ryge ned med stress igen.   

Desuden er det vigtigt at give den ansatte feedback på en konstruktiv måde, så vedkommende kan få bugt med arbejdsmønstre, der er uhensigtsmæssige. Sørg derudover for at kollegerne omkring medarbejderen er med på, at vedkommende ikke er tilbage med fuld styrke. Det kræver tålmodighed, og en bevidsthed om at der kan gå længere tid, end de fleste tror.

Er du kunde hos HR-ON, og har du adgang til HR-ON Staff, findes der en række værktøjer, der kan understøtte dit arbejde med at forebygge stress. Det gælder for eksempel med Engagement Builderen, hvor du kan oprette en Engagement, der kan indeholde både spørgsmål, video, billeder, link til medarbejderhåndbog, mulighed for at underskrive digitalt og meget, meget mere.

En Engagement er oplagt at sende til en medarbejder forud for en 1:1-samtale for at få nogle stikord at tale ud fra. Derudover kan det fungere som et supplerende redskab til at tjekke ind hos medarbejderne med spørgsmål angående trivsel. Flere af vores kunder bruger også værktøjet til medarbejderudviklingssamtaler.

Er du endnu ikke kunde, men kunne du godt tænke dig at snuse til HR-ONs platforme HR-ON Recruit og HR-ON Staff? Så book en gratis demo i dag.