5 trin til en fair opsigelse af en medarbejder
Som leder vil du af og til skulle afskedige personale, og det kræver omhyggelig planlægning. Her får du 5 trin til en respektfuld opsigelse af en medarbejder.
En opsigelse af en medarbejder er en svær, men nødvendig opgave som leder. Hvis du står overfor en opsigelse, er det vigtigt at håndtere processen korrekt fra start til slut. Det kræver:
- forståelse for lovgivningen ved opsigelse
- en respektfuld og professionel tilgang, der tager hensyn til både virksomhedens og medarbejderens behov
I denne guide får du 5 trin til at sikre en fair og effektiv opsigelse, der er i tråd med lovgivningen.
Opsummering: 5 trin til opsigelse af medarbejder
1. Opsigelse af medarbejder: Sådan forbereder du dig
Inden du kaster dig over opgaven medafskedigelse af medarbejder, skal du sikre dig, at alt er klart. Det bedste scenarie er, hvis selve afskedigelsessamtalen og resten af offboardingen kan forløbe så gnidningsfrit som muligt. Det er rarest for både medarbejderen og hele virksomheden.
Det er derfor en god idé, at du:
- Tjekker ansættelseskontrakten: Hvad siger den om opsigelsesvarsel og andre vilkår?
- Overholder reglerne: Er der overenskomster eller særlige juridiske krav, du skal tage hensyn til?
- Overvejer alternativer: Kan medarbejderen omplaceres i stedet for at blive opsagt?
Vær godt inde i lovgivningen, før du opsiger en medarbejder. Der gælder særlige regler – eksempelvis opsigelsesvarsler for funktionærer, begrænsninger ved opsigelse under sygdom og skærpede krav ved opsigelse af en gravid medarbejder. At skulle sige farvel til en medarbejder er sjældent let og bør altid være sidste udvej.
2. Kend love og regler ved opsigelse af medarbejder
Det er vigtigt, at du skaber en saglig og begrundet opsigelse. Især hvis medarbejderen har været ansat i flere år i virksomheden. Vær derfor opmærksom på:
- Særligt beskyttede medarbejdere: Er medarbejderen gravid, tillidsrepræsentant, sygemeldt? Vær obs på ligebehandlings- og forskelsbehandlingsloven
- Opsigelsesvarslet: Sørg for at overholde det gældende opsigelsesvarsel
3. Sådan skriver du en korrekt opsigelse af en medarbejder
Hvis du står i en situation, hvor en skriftlig opsigelse også er påkrævet at lave, skal du sørge for, at den er korrekt formuleret. Den skal med andre ord være skrevet i et tydeligt sprog, der ikke kan misforstås eller tolkes på flere måder, hvor du inkluderer:
- Opsigelsesdato og sidste arbejdsdag
- Begrundelse for opsigelsen
- Praktiske oplysninger om ferie og fratrædelsesordningen
En ordentlig formulering af opsigelse af medarbejder skal ikke hastes igennem. Tag derfor den nødvendige tid til at formulere den.
4. Afhold en professionel samtale ved opsigelse af medarbejder
Når du skal holde selve opsigelsessamtalen er det vigtigt, at den bliver holdt på en respektfuld og professionel måde. Samtalen kan være svær at tage, men den er vigtig. Hav følgende for øje:
- Vælg det rigtige tidspunkt og sted, privat og uden forstyrrelser
- Tag en vidneperson med, fx en HR- eller People & Culture-medarbejder
- Vær tydelig i din kommunikation og udstrål empati
- Forvent en reaktion – nogle bliver berørte, andre vrede i situationen. Lyt og giv plads
5. Efter en opsigelse af medarbejder – sådan sikrer du en strømlinet offboarding
Når opsigelsen er givet, er der stadig nogle vigtige opgaver. Du kan nemlig gøre flere ting for at sikre, at offboardingen bliver smidig.
- Tilbyd hjælp, hvis muligt: Stå fx til rådighed for referencer
- Brug HR-ON Staffs procesværktøj til at følge en strømlinet plan for offboardingen
- Informer teamet: Vær ærlig, men diskret om årsagen
- Sørg for en god overdragelse: Medarbejderens opgaver skal fordeles til andre
Når du følger disse trin, er du godt klædt på til at sikre en professionel og fair opsigelse af medarbejderen – både for virksomheden og den berørte medarbejder.
FAQ: Hvordan sikrer jeg en fair opsigelse af en medarbejder?
Hvilke juridiske regler skal jeg være opmærksom på ved opsigelse af en medarbejder?
Du skal sikre, at opsigelsen af medarbejderen overholder gældende lovgivning, herunder ansættelseskontrakten, overenskomster og opsigelsesvarsler. Vær også opmærksom på særligt beskyttede medarbejdere, såsom gravide, tillidsrepræsentanter og sygemeldte, da der gælder særlige regler for deres opsigelse.
Hvordan formulerer jeg en korrekt opsigelse, der overholder lovgivningen?
En skriftlig opsigelse skal være klar og præcis for at undgå misforståelser. Den skal indeholde opsigelsesdato, sidste arbejdsdag, begrundelse for opsigelsen og praktiske oplysninger som ferieafvikling og fratrædelsesordninger.
Hvordan kan jeg gøre en opsigelsessamtale mere professionel og respektfuld?
Planlæg samtalen grundigt og vælg et privat sted uden forstyrrelser. Kommunikér tydeligt og empatisk, og vær forberedt på forskellige reaktioner fra medarbejderen. Det kan være en god idé at have en HR-medarbejder eller anden vidneperson til stede for at sikre en ordentlig proces.
Hvad skal jeg huske i forbindelse med opsigelse af en medarbejder?
En opsigelse af medarbejder indebærer mere end blot selve opsigelsessamtalen. Du skal sikre en ordentlig offboarding, herunder en smidig overdragelse af arbejdsopgaver, afklaring af ferieafholdelse og fratrædelsesvilkår samt eventuel støtte til medarbejderen i den videre jobsøgning.
Hvordan sikrer jeg en god overdragelse af opgaver efter en opsigelse?
Planlæg en struktureret overdragelse, hvor medarbejderen dokumenterer vigtige arbejdsopgaver og videregiver viden til kolleger. Informér teamet på en ærlig, men diskret måde, så de kan forberede sig på ændringer i arbejdsfordelingen.
