Få fingrene i den ultimative checkliste til professionel offboarding
Er det tid til at sige farvel til en medarbejder, så sørg for at sende vedkommende ordentligt ud af døren. Med HR-ONs tjekliste bliver du guidet gennem, hvordan en god offboarding kan se ud. Dermed er der større chance for, at virksomheden bevarer et godt forhold til medarbejderen.
Du ved sikkert, hvor vigtigt det er at sikre en god onboarding for en ny medarbejder – og lige så vigtigt er det at sige farvel på en ordentlig måde til en, der fratræder. Når en medarbejder forlader en virksomhed med en fin oplevelse af den sidste tid, er der større chance for, at vedkommende taler godt om virksomheden i sit netværk og dermed bliver en unik brand-ambassadør.
Det øger sandsynligheden for, at andre får et positivt syn på virksomheden. I det omvendte tilfælde, hvor en medarbejder kommer ud af døren på en ærgerlig måde, er der en risiko for, at vedkommende taler om sin gamle arbejdsplads i negative vendinger. Og som bekendt kan en negativ omtale få større konsekvenser, end hvad positiv omtale kan gøre for virksomheden. Derudover spreder en negativ oplevelse sig også hurtigere i et netværk end en positiv.
Prioriter et exit-interview
Men hvad kan du gøre for at sikre den gode afsked med en kollega? Det er naturligvis forskelligt fra gang til gang, da to opsigelser eller afskedigelser som udgangspunkt ikke er ens. Nogle medarbejdere har behov for at arbejde en del hjemmefra den sidste tid, mens andre er klar på at møde ind hver dag og grundigt overlevere alle opgaver fra A til Z. Det bedste du kan gøre er at imødekomme den enkeltes behov for at sikre en jævn overgang fra ansat til fratrådt.
Hvis der er mulighed for det, vil det være en god idé at holde en afsluttende samtale, et såkaldt exit-interview. Dermed kan begge parter runde ansættelsen af på en konstruktiv måde ved, at medarbejderen fortæller, hvad der har fungeret i ansættelsesforløbet, og hvad der ikke fungerede. Nogle vil opdage, at det er lettere at være oprigtig og nævne det, der ikke fungerer optimalt i virksomheden, når man har en fod på vej ud og måske ikke længere ser sig selv som en del af holdet.
Dermed får du nogle ærlige indsigter, hvilket du med fordel kan bruge til eksempelvis at ændre interne processer eller sætte ekstra fokus på for eksempel det sociale miljø, hvis det var et ankerpunkt i exit-interviewet. Det er samtidig en god anledning til at afklare, hvilke opgaver medarbejderen har med det formål at kunne søge den rette profil, når du skal rekruttere.
Værdsæt medarbejderens indsats en gang for alle
Foruden exit-interviewet er det nødvendigt, at du også tager hånd om de praktiske gøremål, der er, når en kollega forlader arbejdspladsen. Med andre ord skal du organisere tilbagelevering af nøgle og det it-udstyr, medarbejderen har brugt gennem sin ansættelsestid.
Derudover kan det være på sin plads at planlægge en ordentlig afsked på den sidste arbejdsdag. Det er til gavn for både den fratrædende medarbejder og kollegerne, for hvem det kan være svært at sige farvel til en person, de har samarbejdet med og haft det godt med socialt. Det er også en god anledning til at sige tak for denne gang og derigennem værdsætte medarbejderens indsats.
Det kan også være, at medarbejderens stop giver anledning til refleksioner blandt ledelsen. Du kan derfor indkalde til et møde med medarbejderens nærmeste leder og bede om dennes syn og feedback på situationen. Det kan medføre nogle udbytterige drøftelser, som virksomheden kan tage ved lære og handle på baggrund af fremover.
Med HR-ON Staff kan du oprette en offboarding-proces, som du kan genbruge igen og igen. Du kan tage udgangspunkt i den tjekliste, vi har lavet til fri inspiration, som du kan downloade herunder.
Du kan også lægge opgaverne ind i HR-ON Staff med værktøjet Processer og på den måde lave en tjekliste til den gode offboarding. Her kan du tildele de forskellige opgaver til dine kolleger, som kan tilgå dem via deres eget personlige dashboard i HR-ON Staff.
