So wählen Sie ein Onboarding System: 6 Funktionen, auf die Sie achten sollten
Die Wahl des richtigen Onboarding Systems für neue Mitarbeitende kann eine Herausforderung sein. Schließlich geht es nicht nur darum, ein System zu finden, das alle Aufgaben abwickelt. Es sollte auch Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen und die Mitarbeitererfahrung optimieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sechs wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl eines Onboarding Systems achten sollten,um ein System finden, das sowohl effizient als auch benutzerfreundlich ist.
1) Automatisierung und Effizienz der Prozesse
Ein gutes Onboarding System sollte in der Lage sein, viele Prozesse zu automatisieren. Dies hilft, administrative Aufgaben zu minimieren und sorgt dafür, dass alles reibungslos und schnell abläuft. Automatisierte Systeme sorgen dafür, dass wichtige Dokumente automatisch an die neuen Mitarbeitenden gesendet werden, Aufgaben zugewiesen werden und alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert sind.
Was kann HR-ON Staff?
HR-ON Staff bietet eine vollständig automatisierte Onboarding-Lösung, die alle Workflows rationalisiert und die Integration neuer Mitarbeitenden schnell und effizient gestaltet. Alle notwendigen Daten und Dokumente werden an einem Ort gesammelt, sodass die Einarbeitung neuer Mitarbeitender deutlich erleichtert wird.
2) Jedes System sollte so etwas haben
Ein Onboarding System muss die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeitenden fördern. Engagement und regelmäßige Kommunikation sind entscheidend, um den neuen Mitarbeitenden erfolgreich in das Team zu integrieren und sicherzustellen, dass sie sich von Anfang an willkommen fühlt.
Was kann HR-ON Staff?
Das Engagement-Tool von HR-ON Staff ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den neuen Mitarbeitenden zu optimieren. Durch einfache und effektive Tools zur Kommunikation und Engagement können Sie din neuen Mitarbeitenden einbinden, Fragen beantworten und die Unternehmenskultur vermitteln.
3) Vertragsmanagement und Dokumentation
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines Onboarding Systems ist die Möglichkeit, Verträge und andere wichtige Dokumente einfach zu verwalten. Die online Signatur und die zentrale Verwaltung von Dokumenten sparen Zeit und reduzieren die Fehleranfälligkeit, die bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten auftreten kann.
Was kann HR-ON Staff?
Mit HR-ON Staff können Sie Verträge und Dokumente sicher und einfach digital verwalten. Das System ermöglicht eine schnelle und einfache online Signatur und speichert alle Dokumente automatisch. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Vertrag unterschrieben wurde, und können den Zugriff auf Dokumente kontrollieren, um die DSGVO-Vorgaben zu gewährleisten.
4) Integration mit bestehenden Systemen
Ein Onboarding System sollte sich problemlos in bestehende HR-Software und andere Unternehmenssysteme integrieren lassen. Dies erleichtert die Datenübertragung und sorgt dafür, dass alle Systeme miteinander kommunizieren können. Ein gut integriertes System spart Zeit und vermeidet Fehler.
Was kann HR-ON Staff?
HR-ON Staff verfügt über eine offene API, die eine einfache Integration mit anderen HR-Softwarelösungen und Unternehmenssystemen ermöglicht. So können Sie sicherstellen, dass alle Systeme reibungslos zusammenarbeiten und Ihre Prozesse effizient ablaufen.
5) Mitarbeiter-App und Flexibilität
Ein Onboarding System sollte mobil zugänglich sein, damit neue Mitarbeitende jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen können. Eine Mitarbeiter-App kann dabei helfen, den Onboarding Prozess für die neuen Mitarbeitenden flexibler und interaktiver zu gestalten.
Was kann HR-ON Staff?
Mit der Mitarbeiter-App StaffBuddy, die Sie als Zusatzmodul zu HR-ON Staff erwerben können, können neue Mitarbeitende ihre wichtigen Dokumente wie das Mitarbeiterhandbuch einsehen und auf Unternehmensupdates zugreifen. So haben sie alle notwendigen Informationen immer zur Hand, ohne dass sie sich an einen Computer setzen müssen.
6) Sicherheit und Datenschutz (DSGVO)
Datenschutz und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO sind von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Verwaltung von Mitarbeiterdaten geht. Ein Onboarding System muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden ordnungsgemäß gespeichert und verarbeitet werden.
Was kann HR-ON Staff?
HR-ON Staff ist vollständig DSVGO-konform und sorgt dafür, dass alle personenbezogenen Daten sicher und nur so lange wie nötig gespeichert werden. Das System schützt die Daten der Mitarbeitenden und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Warum ein gutes Onboarding System entscheidend ist
Ein Onboarding System ist mehr als nur eine Softwarelösung – es ist ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterreise, der die Grundlage für den langfristigen Erfolg der Mitarbeitenden legt. Ein gut strukturiertes und effizientes Onboarding System hilft nicht nur dabei, die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu verbessern, sondern sorgt auch dafür, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden und sich im Team wohlfühlen.
Ein durchdachtes Onboarding System kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Einstieg und einer enttäuschten Mitarbeitererfahrung ausmachen. Wenn Sie ein Onboarding System wählen, das alle wichtigen Funktionen vereint, von der Automatisierung bis zum Datenschutz, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen von Anfang an den richtigen Eindruck hinterlässt.
FAQ: Was ist ein Onboarding System?
Was ist ein Onboarding System?
Ein Onboarding System ist eine Plattform, die hilft, neue Mitarbeitende schnell und effizient in das Unternehmen zu integrieren. Es sammelt alle Aufgaben, Dokumente und Prozesse an einem Ort. Häufig ist ein Onboarding System in einem HR-System integriert.
Welche Vorteile bietet ein Onboarding System?
Es erhöht die Effizienz, reduziert die Verwaltung und sorgt für ein einheitliches Onboarding für alle Mitarbeitenden. Es kann auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden verbessern.
Wie unterscheidet sich ein Onboarding System von traditionellem Onboarding?
Statt manueller und papierbasierter Prozesse ist ein Onboarding System digital und automatisiert. Es zentralisiert Aufgaben und Dokumente und bietet einen Echtzeit-Überblick.
Kann ein Onboarding System an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden?
Ja, die meisten Systeme können mit Aufgabenlisten, Dokumenten und Schulungsmodulen angepasst werden, um den spezifischen Bedürfnissen und der Kultur des Unternehmens gerecht zu werden.
