FAQ – Häufig gestellte Fragen

Das HR-ON E-Recruiting System automatisiert den gesamten Recruiting Prozess für Sie. Auf diese Weise müssen Sie nicht individuell auf E-Mails antworten, Meetings arrangieren, Absagen senden oder Ähnliches. Sie können Ihre Vorlagen selbst formulieren und mit Ihren Kandidaten in Dialog treten. Alles andere wird durch HR-ON erledigt. Jobs werden über HR-ON in Jobboards und über Social-Media-Kanäle Ihrer Wahl veröffentlicht. BewerberInnen erhalten automatisch Antworten. Ihr Recruitingausschuss kann die BewerberInnen leicht filtern, sortieren und bewerten. Ihre FavoritInnen können über einen Kalender aufgerufen werden, und Sie können einen digitalen Vertrag an die ausgewählten KandidatInnen direkt über das System versenden. Antworten können gleichzeitig an mehrere BewerberInnen gesendet werden während sie das Layout einer persönlichen E-Mail an die einzelne Personen haben. Kurz gesagt, die gesamte administrative Arbeit wird effektiv durch HR-ON geleistet.

Mit den cloud-basierten Personal-Lösungen von HR-ON erfüllen Sie automatisch die Anforderungen der DSGVO, sodass Sie sich vollständig auf andere Aufgaben konzentrieren können. Es gibt eine große Anzahl von administrativen Prozessen, die notwendig sind, um den neuen DSGVO-Vorschriften zu entsprechen, und wir sind Experten in der Automatisierung dieser genauen administrativen Prozesse. Mit dem HR-ON E-Recruiting System erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die in Ihrem System anfallenden persönlichen Daten, sowie eine vollständige Dokumentation dessen, was mit den Daten bis zu dem Zeitpunkt der Löschung passiert. Dies ist so gut wie unmöglich, wenn Sie die Bewerbungen per E-Mail erhalten und diese im Unternehmen weitergeben. Außerdem ist es wichtig, dass Sie durch HR-ON nachweisen, dass Sie die Regeln tatsächlich einhalten.

Ja und nein – alles hängt davon ab, wie das System eingerichtet ist. Unser typischer HR-ON-Aufbau macht es viel einfacher als das Verwalten, Empfangen und Senden von Bewerbungen und Lebensläufen mithilfe von E-Mails und Kalendern. Sie entscheiden, wie viele Felder und Fragen BewerberInnen durchlaufen müssen, um sich in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Es ist generell möglich, sowohl die Bewerbung als auch den Lebenslauf in den üblichen Dateiformaten hochzuladen. Einige BewerberInnen halten es für ein Barriere, ihre Bewerbung und ihren Lebenslauf in ein System zu übertragen, in dem die Eingaben durch enge Kästchen vordefiniert sind. Dies ist kein Problem mit HR-ON. Hier können Sie je nach Vakanz eine weiche als auch eine relativ harte Bewerberprüfung vornehmen. Für eine offenere Stellenausschreibung ist es bspw. möglich mit nur wenigen Feldern ein Screening vorzunehmen. Auf diese Weise können Sie unqualifizierte BewerberInnen vor ihrer eigentlichen Bewerbung stoppen oder qualifizierte BewerberInnen nachträglich in Gruppen einteilen.

Ebenso wie HR-ON an die Bedürfnisse unserer KundInnen angepasst ist, ist auch der Preis individuell. Wir finden immer einen Preis, mit dem unsere KundInnen und wir zufrieden sind. HR-ON ist absolut konkurrenzfähig im Vergleich zu anderen E-Recruiting Systemen. Außerdem berechnet HR-ON keine Startgebühr, es gibt einen kostenlosen Support und die Einrichtung der Karriereseite.

Nein. HR-ON erfordert lediglich, dass Sie ein Skript installieren um Zugang zum System zu erhalten. Es ist das gleiche Prinzip wie bei anderen Website-Verlinkungen, bspw. Google Maps. Das Einfügen des Aktivierungscodes beansprucht keine Zeit. Dieser muss nur kopiert und eingefügt werden. Auf diese Weise wird Ihre Karriereseite in kürzester Zeit einsatzbereit sein. Das eigentliche E-Recruiting-Tool von HR-ON  befindet sich in der Cloud und Sie können jederzeit darauf zugreifen, sobald Sie sich einmal angemeldet haben. Wir helfen Ihnen gerne bei der Installation.

Wir empfehlen Ihnen zunächst eine Testseite zu erstellen, die nicht von anderen eingesehen werden kann. Dies können Sie unter folgendem Link tun: Ihrehomepage.de/job-test. Erst nach erfolgreichem Testen dieser Seite, empfehlen wir Ihnen mit folgendem Link live zu gehen: Ihrehomepage.de/job. Das System ist selbsterklärend und einfach zu starten. Aus diesem Grund benötigen Sie keine Schulungen. Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, steht Ihnen unser Kundenservice gerne zur Verfügung.

HR-ON ist dank seines modularen Aufbaus sehr flexibel in der Anwendung. Zudem sind sämtliche E-Mail Vorlagen standardisiert, z.B. automatische Eingangsbestätigungen für erhaltene Bewerbungen. Da das System modular aufgebaut ist, haben Sie die Möglichkeit die Vorlagen individuell in den Einstellungen zu bearbeiten. Falls etwas nicht konfiguriert werden kann, helfen wir Ihnen gerne eine Lösung zu finden. Bei HR-ON erhalten Sie zu Beginn ein komplettes Paket, welches Sie später konfigurieren und individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Sie als unser KundIn besitzen die Daten. HR-ON ist ein cloud-basiertes Personal-Tool für Ihr Unternehmen und dessen Unternehmensdaten. Wenn Sie als KundIn von unserem Vertrag zurücktreten, werden alle Daten, die das Unternehmen hält, durch einen Download an Sie übertragen.

Nein, das ist sehr unwahrscheinlich, da wir täglich sowohl lokale als auch externe Datensicherungen erstellen. HR-ON nimmt jeden Tag lokale und externe Backups aller Ihrer Geschäftsdaten vor. Dies gilt für alle Einstellungen und Daten.

Ja, HR-ON ist vollständig modular aufgebaut und kann genau auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten werden. Rufen Sie uns an und erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten für eine maßgeschneiderte, cloud-basierte Personal- Lösung.

Nein. HR-ONs cloud-basierte Personal-Lösungen können ohne Installation verwendet werden. Ihr Webadministrator muss lediglich ein kleines Skript auf Ihrer Website einfügen. Anschließend können Sie sowohl Stellenanzeigen generieren und veröffentlichen, als auch Bewerbungen empfangen.

Ja. Besonders in einem großen Unternehmen ist dies aus folgenden Gründen eine gute Idee:

• Es fördert die Klarheit zwischen den Abteilungen.
• Es stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den relevanten Bewerbungen und KandidatInnen haben.

Als Unternehmensadministrator im HR-ON System können Sie Abteilungen einrichten und MitarbeiterInnen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte im System zuweisen.

Ein Unternehmensadministrator – ugs. oft als ein „Superuser“ bezeichnet – ist der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin des Unternehmens mit Zugriffsrechten auf sämtliche Funktionen des Systems. In der Regel steht der/die UnternehmensadministratorIn im stetigen Kontakt mit HR-ON, obwohl natürlich alle HR-ON Nutzer den Support kontaktieren können. Dennoch sind gewöhnliche Nutzer des Systems eingeschränkt, da sie nur Zugriff auf Beiträge aus Ihrer eigenen Abteilung oder auf Stellen haben, mit denen Sie vom Recruitingausschuss verlinkt wurden.

Ja, wenn Sie die nötigen Ressourcen zur Verfügung haben, kann es vorteilhaft sein, Ihre Karriereseite selbst zu erstellen. Wir haben auch eine Handvoll Kunden, die sich dafür entscheiden; typischerweise IT-Unternehmen. Die überwiegende Mehrheit unserer Kunden wählt jedoch die Option, bei der sie lediglich ein Skript auf ihrer Homepage einfügen müssen.

Die cloud-basierten HR-Lösungen von HR-ON existieren bereits in vielen Sprachen. Falls die von Ihnen benötigte Sprache nicht zur Verfügung steht, ist es nur eine Frage der Zeit bis dies der Fall ist.

Die Karriereseite erfordert lediglich ein Skript, welches auf der Webseite Ihres Unternehmens installiert wird. Somit können Sie noch am Tag des Vertragsabschlusses die cloud-basierten Personal-Lösungen von HR-ON implementieren. Sobald Ihre IT-Abteilung das Skript durch ein einfaches ‚copy-paste‘ eingefügt hat, können Sie Ihre neue Karriereseite verwenden.

Es gibt zwei Möglichkeiten bei HR-ON. Zum einen können Sie für einen gesponserten Beitrag über HR-ON Social Media bezahlen, zum anderen können Sie auf Ihren eigenen sozialen Medienkanälen posten. Beides geschieht direkt über HR-ON und wird über ein Kontrollkästchen ausgewählt. Um auf Ihren eigenen sozialen Medien zu posten, müssen Sie sich zuerst über das HR-ON System anmelden, da Sie HR-ON vorab Zugang zu Ihren Social Media Konten erteilen müssen. Zusätzlich können Sie auf der Facebook-Seite Ihres Unternehmens eine Stellenanzeige hinzufügen. So können Nutzer, die Sie auf Facebook besuchen, Ihre freien Stellen auf der linken Seite sehen.

Ja, wenn Sie eine gesponserte Anzeige auswählen, stellen wir sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen erzielen. Zum Beispiel wählen wir eine Zielgruppe basierend auf geografischen Kriterien aus und stellen sicher, dass Sie die größtmögliche Auswahl an potenziellen KandidatInnen für den Job erreichen. Gerne können Sie auch unseren HR-ON Support anrufen, wenn Sie Ihre eigenen Social Media Ansätze besprechen möchten.

Ja, mit den cloud-basierten Personal-Lösungen von HR-ON können Sie Stellenausschreibungen in allen sozialen Medien posten. Sie entscheiden selbst, welche am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Unternehmenszielen passen.

Ja, indem Sie eine Startzeit für den aktuellen Beitrag festlegen. So werden soziale Beiträge erst veröffentlicht, wenn Sie es möchten.

Wenn Sie einen Beitrag veröffentlichen, haben Sie die Möglichkeit, eine Reihe von online Jobboards auszuwählen. Direkt neben dem Auswahlfeld der Jobboards können Sie sehen, ob das Medium kostenpflichtig oder gratis ist. Wir kümmern uns um die gesamte Abwicklung, wobei Sie natürlich EigentümerIn des Unternehmenskontos bei entsprechenden Jobboard-Anbietern bleiben. Wenn Sie einen Rabatt für eines der Portale haben, werden wir sicherstellen, dass Sie diesen auch über die cloud-basierten Personal-Lösungen von HR-ON erhalten.

Ja. Sie können Ihre Stellenausschreibungen auch als Entwurf in HR-ON speichern. Diesen Status können Sie einer Stellenanzeige geben, so lange wie Sie es benötigen, bspw. bis die relevanten Personen den Inhalt genehmigt haben und die Anzeige veröffentlicht werden kann.

Ja. Wenn Sie einen Job-Agenten auf Ihrer Karriereseite platzieren, können sich interessierte BewerberInnen registrieren. Diese werden benachrichtigt, wenn Sie eine relevante Position in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk veröffentlichen.

Ja. Mit den HR-ON E-Recruiting Lösungen können Sie sehen, auf welche Webseiten, Jobs und Social Media Plattformen die größte Anzahl an BewerberInnen reagiert hat. Beachten Sie, dass es immer eine anonyme Gruppe geben wird. Dies sind BenutzerInnen, die einen privaten Browsermodus verwenden oder die technisch zwischen HTTP und HTTPS wechseln. In diesem Fall sind die Informationen bezüglich der Seite, von der sie kommen, leider verloren. Die Statistiken werden Ihnen jedoch einen wertvollen Einblick geben, welcher Job und welche Social Media Plattform die meisten KandidatInnen anzieht.

Ja. In den eingegangenen Bewerbungen können Sie eine Freitextsuche nach von Ihnen ausgewählten Begriffen vornehmen und somit die Bewerbungen ordnen.

Ja. Sie können einfach die entsprechenden KandidatInnen auswählen und zwischen verschiedenen Optionen wählen. Dies kann bspw. eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder das Versenden einer Absage sein. HR-ON stellt auf diesem Weg sicher, dass alle BewerberInnen eine Antwort von Ihnen erhalten. Die E-Mail ist so formuliert, dass sie nicht von einer direkten persönlichen E-Mail unterschieden werden kann, da in der Regel der Name des Bewerbers/ der Bewerberin in die E-Mail eingefügt wird. Dies wird durch einen Code gesteuert, der den EmpfängerInnen nicht angezeigt wird. Sie können Ihre E-Mail-Vorlagen so formulieren, dass sie Ihrem Geschäftston entsprechen, sodass Sie zum Beispiel „Hallo“ und den Vornamen, oder aber eine formelle Ansprache verwenden können.

Mit HR-ON gibt es keine Einschränkungen und Sie können so viele E-Mails versenden wie Sie möchten.

Ja. Innerhalb des Bewerbungsprozesses können Sie die BewerberInnen zusätzliche Pflichtfragen ausfüllen lassen, z. B. ob sie einen Führerschein besitzen oder einen gewissen Bildungsgrad mitbringen. Im nächsten Schritt können Sie eine Vorsortierung vornehmen und somit  ganz einfach Absagen an die BewerberInnen senden, die entsprechende Screening-Fragen negativ beantwortet haben. Es liegt natürlich in Ihrer Verantwortung, die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf Diskriminierung einzuhalten, aber Sie können Ihre eigenen Screening-Fragen definieren, und es gibt keine technischen Einschränkungen, wie viele Fragen Sie die BewerberInnen beantworten lassen.

Ja. Sie können externe und interne Personen zu Ihrem Einstellungskomitee hinzufügen, indem Sie diesen eine Berechtigung als „AdministratorIn“oder „BenutzerIn“ zuteilen. Diese können dann bei Bedarf an dem internen Einstellungsprozess des Unternehmens teilnehmen.

Sie können sich eine individuelle Erinnerung einrichten, wenn Sie bspw. eine Benachrichtigung erhalten möchten, dass ein Prozess im System abgeschlossen wurde. Sie können auch interne, zeitspezifische Nachrichten für das Einstellungskomitee einrichten.

Sie entscheiden, ob die BewerberInnen für eine bestimmte Zeit eingeladen werden sollen oder, ob Sie einige Terminvorschläge, wie zum Beispiel über Doodle, versenden möchten. Die BewerberInnen sehen natürlich nur ihren eigenen Namen und nicht den anderer, während sie einen Termin aus einer Reihe von Optionen auswählen können, nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Sie können z. B. fünf Gespräche à 45 Minuten über eine Laufzeit von fünf Stunden einberufen. Die BewerberInnen kommen dann in der Reihenfolge, in der sie ausgewählt wurden.

Ja. Wenn Sie bspw. ein PDF-Dokument mit Ihren fünf ausgewählten KandidatInnen erstellen möchten, wählen Sie diese einfach in der Übersicht aus. Dann wählen Sie „PDF erstellen“ unten rechts aus. Somit erhalten Sie einen Überblick über Ihre ausgewählten KandidatInnen in Printform und via E-Mail. Sie können mit einem Häkchen auswählen, wie viele Informationen Sie verwenden möchten und, ob Sie auch die Bewerbungen und die Lebensläufe Ihrer KandidatInnen verwenden möchten.

Wenn Sie in Ihrem vorherigen System Informationen, wie Lebensläufe gespeichert haben, können wir diese kostenlos nach HR-ON importieren. Sie sollten sich jedoch der Datenschutzvorschriften der DSGVO in Bezug auf die Regulierung und Aufbewahrung personenbezogener Daten bewusst sein.

HR-ONs cloud-basierte Personal-Lösungen verfügen über ein eingebautes Evaluierungsschema für einzelne BewerberInnen, aber Sie können auch Ihr eigenes, externes Evaluierungsschema hochladen und dieses für einzelne BewerberInnen verwenden. Somit können Sie Ihre gesamte Auswahl an BewerberInnen einsehen.